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Neue Funktionen & Verbesserungen in Deals & Projects (Stand 1. Juli 2017)

Auf dieser Seite finden Sie - monatlich aktualisiert - alle neuen Funktionen und Verbesserungen, die gerade für Sie freigeschaltet wurden.

 Update 2. September 2017: Aufgabenplanung, Verknüpfungen u.v.a.m.

 

NEU: Aufgabenplanung

Behalten Sie den Überblick durch individuelle Aufgabenplanung:

Wir wissen wie mühsam es sein kann, bei zahlreichen Aufgaben jeden Tag den Überblick zu behalten. 
Deals & Projects kommt jetzt mit einer einfachen und pfiffigen Lösung daher: Sie haben die Möglichkeit im Projekt Ihre Aufgaben manuell zu gruppieren. Durch das Erstellen individueller Gruppen bringen Sie Struktur in Ihre Aufgabenplanung. Die Reihenfolge der Gruppen und Aufgaben bestimmen Sie selbst, ganz einfach per Drag & Drop. Setzen Sie sich Meilensteine oder schaffen Sie sich schnell und einfach eine Priorisierung Ihrer Aufgaben.

Aufgabenplanung.png

 

NEU: Verknüpfungen

Stellen Sie eine Beziehung zwischen Kontakten, oder Verknüpfungen zwischen Deals und/oder Projekten her. Verknüpfen Sie Niederlassungen mit dem Hauptkonzern oder knüpfen Folgeprojekte an das Hauptprojekt!

Mit der neuen Funktion Verknüpfungen rechts in der Übersicht Ihres Kontaktes, Deals oder Projektes können Sie schnell und einfach Verknüpfungen anlegen. So sehen Sie in der Kontaktübersicht mit nur einem Blick wie Ihr Kontakt mit anderen Kontakten verknüpft ist und können somit im Handumdrehen z.B. einzelne Niederlassungen mit dem Kontakt des Hauptkonzerns verknüpfen. Passen Sie die Beziehungen für Kontakte in den Einstellungen > Kontakte > Verknüpfungsarten nach Ihren Bedürfnissen an. 

Auch Projekte oder Deals lassen sich jetzt auf gleiche Art und Weise (Einstellungen > Deals & Projekte > Verknüpfungsarten) miteinander verknüpfen.

 

NEU: Kontakt anlegen/bearbeiten

Mehr Übersicht und auf Ihre Prozesse angepasst.

Durch die Möglichkeit in Deals & Projects mithilfe individueller Felder jede Art von Daten zu Ihren Kontakten zu erfassen, kann das Anlegen schnell zeitaufwändig und unübersichtlich werden. Unsere Lösung:

  • Mehr Übersicht: Die Anlagemaske präsentiert sich ab sofort in einem neuen Design. Wir haben uns auf die wesentlichen Felder beschränkt. Schneller und einfacher kann man kaum einen Kontakt anlegen! Aber keine Angst, alle anderen Felder können Sie ganz einfach mithilfe des Weitere Felder Buttons hinzufügen.

  • Auf Ihre Prozesse angepasst: Füllen Sie beim Kontakt anlegen/bearbeiten regelmäßig die gleichen Felder aus? Unsere Lösung: Felder, die Sie zur Maske hinzugefügt haben, können ganz einfach "angepinnt" werden. Beim zukünftigen Öffnen der Maske werden diese Felder sofort angezeigt, ohne erst manuell hinzugefügt werden zu müssen. Hierfür einfach bei MouseOver über ein hinzugefügtes Feld auf das hellgraue Pin-Icon klicken. Auf dieselbe Weise können bereits angepinnte Felder wieder "weggepinnt" werden.
    Konfigurieren Sie sich somit im Handumdrehen nach Ihren Anforderungen eine Kontakt anlegen/bearbeiten Maske!

Kontakt anlegen.png

 

NEU: Historie-Filter

Wichtige Informationen aus der Kunden-/Deal- oder Projekthistorie schnell zur Hand, mit der neuen Filterfunktion in der Historie!

Die Historie im Kontakt-/Deal-/Projektfenster sowie unter Letzte Aktivitäten (in der Inbox) kann jetzt gefiltert werden. Das aus den Listen bekannte trichterförmige Filtersymbol finden Sie rechts oben über der Historienbox.

 

NEU: Abrechnung-Zeiterfassung

Rechnen Sie Zeiterfassungen über mehrere Projekte in einer Rechnung ab!

Sie haben mehrere Projekte eines Kunden und möchten erfasste Zeiten gesammelt abrechnen? Ab jetzt können Sie im geöffneten Kontakt zentral unter dem Tab Zeiterfassung erfasste Zeiten gruppiert nach Projekten abrechnen. Über das Kontextmenü rechts oben klicken Sie auf Abrechnen und wählen Gruppieren nach Projekt. Wie gewohnt können Sie die nun geöffnete Rechnungsmaske weiter individuell anpassen.

 

NEU: Rechteverwaltung-Aufgaben

Aufgaben sehen, bearbeiten oder löschen? Sie haben die Kontrolle!

Ab sofort besteht die Möglichkeit Berechtigungen für das Sehen, Bearbeiten und Löschen von Aufgaben zu vergeben.
Als Administrator finden Sie in den Gruppen ( Einstellungen > unter Stammdaten > Gruppen) einen neuen Eintrag, um Berechtigungen für Aufgaben zu vergeben. Legen Sie dort fest, ob die Mitglieder der Gruppe Aufgaben sehen, bearbeiten oder sogar löschen dürfen.

 

NEU: Backup

Voller Zugriff auf Ihre Daten!

Ab sofort finden Sie in den Einstellungen in der Stammdaten-Box die Option Datensicherung herunterladen. Bitte beachten Sie, dass hierbei ausschließlich die Daten aus der Datenbank jedoch keine Dokumente bereitgestellt werden.

 

NEU: Kontakt mit mehreren E-Mail Adressen

Sie möchten für dringende E-Mails neben der geschäftlichen E-Mail Adresse zusätzlich eine private E-Mail Adresse zu Ihrem Kontakt oder Ansprechpartner anlegen? 
Ab sofort haben Sie Möglichkeit beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontakts/Ansprechpartners in der Anlegen/Bearbeiten-Maske unter Weitere Felder > Kommunikation > E-Mail Adresse 2/3 bis zu drei E-Mail Adressen anzulegen.

 

NEU: Massenlöschen von Kontakten

Zusätzlich zur Funktion einzelne Kontakte zu markieren und anschließend zu löschen haben Sie jetzt die Möglichkeit ohne vorheriges Markieren alle Kontakte der (gefilterten) Liste auf einmal zu löschen. 
Hierfür öffnen Sie links unter Kontakte die Kontaktliste. Nutzen Sie in der Liste oben rechts die Filterfunktion (trichterförmiges Symbol), um nach entsprechenden Kontakten zu filtern. Klicken Sie anschließend oben rechts auf das Kontextmenü (3 Punkte) und wählen Alle Einträge löschen. Auf diese Weise können Sie ab sofort super schnell super viele Kontakte löschen.

 

NEU: Deaktivieren von Kontakten und Ansprechpartnern

Was tun wenn ein Ansprechpartner das Unternehmen verlässt, oder die Firma nicht mehr existiert? Bisher konnten Sie entweder den Kontakt löschen oder bei der wachsenden Zahl unbenötiger Kontakte irgendwie den Überblick behalten.
Nun haben Sie die Möglichkeit Ihre Daten immer übersichtlich zu halten ohne den Kontakt löschen zu müssen. 
Wie das geht? Ab sofort können Kontakte und Ansprechpartner einfach deaktiviert werden! Den neunen Eintrag Deaktivieren finden Sie im jeweilgen Kontextmenü (Icon mit den 3 Punkten) des Kontakts oder Anprechpartners.

Alle deaktivierten Kontakte finden Sie weiterhin in der zentralen Kontakliste, indem Sie dort einfach nach den Inaktiven filtern.
 

NEU: Verschieben von Historieneinträgen

Sie haben einen Historieneintrag erstellt, stellen danach aber fest dass es sich um den falschen Kontakt, Projekt oder Deal handelt? Kein Problem! Ab sofort können Sie Historieneinträge einfach in einen anderen Kontakt und/oder Projekt/Deal verschieben. Dafür haben wir einfach das vorhandene Kontextmenü der Historieneinträge um den Eintrag Verschieben erweitert.

 

KLEINIGKEITEN: Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!

Aufgaben aus anderem Projekt übernehmen
Wenn Sie nun Aufgaben aus einem Projekt in ein anderes Projekt übernehmen, können zusätzlich zu der bisherigen Deadline auch das Startdatum dem Projektzeitraum angepasst werden

Projekt Beteiligte
Über das neue Kontextmenü in der Box Beteiligte kann ab sofort über die Funktion Kontakt öffnen direkt der Kontakt geöffnet werden. 

Projekt samt Aufgaben löschen
Ab sofort können beim Löschen eines Projektes nach Zustimmung die enthaltenen Aufgaben mitgelöscht werden.

 

Update 1. Juli 2017:
Projekt- und Aufgaben-Planung, E-Mail Ablage u.v.a.m.

[Projektplanung] Wer hat freie Kapazitäten? Wer ist gerade wo dran?

Kapazitätsplanung und Ressourcenmanagement: Aus Ihren zahlreichen Feedbacks wissen wir, dass Sie auf einen Blick sehen wollen, wo es eng wird. Und welche Mitarbeiter noch freie Kapazitäten haben. Die eigentliche Planung soll dabei so einfach wie möglich sein – auf einen Blick, per Drag-and-Drop.

Unsere Lösung: Die neue Timeline-Ansicht - eine einfache, visuelle Aufgaben-Planung, die Ihnen auf einen Blick zeigt, welche Mitarbeiter gerade wo dran sind, und wie viel Zeit jede Aufgabe voraussichtlich noch beansprucht:

Aufgabenplanung Kapazitätsplanung Ressourcenplanung Deals & Projects Cloud Agentursoftware online.png

Zu jedem Mitarbeiter sehen Sie dessen aktuelle Aufgaben als Balken. Hierzu reicht es, lediglich Start-Datum und Ende-Datum in den Aufgaben auszufüllen. Ein Mitarbeiter ist überlastet? Verschieben Sie Aufgaben mit der Maus zu einem Kollegen oder auf einen späteren Zeitpunkt.

Genaueren Einblick erhalten Sie, wenn Sie zu jeder Aufgabe die geplante Soll-Zeit hinterlegen, und die Mitarbeiter die tatsächlich angefallenen Ist-Zeiten auf die Aufgaben buchen: Dann sehen Sie zu jeder Aufgabe, wie viel Zeit voraussichtlich noch zu leisten ist!

Das Ergebnis: Mit minimalem Pflegeaufwand bekommen Sie einen ziemlich guten Überblick über Ihre Kapazitäten und Ressourcen. Einfach, übersichtlich, pfiffig.

Sie können übrigens in allen Aufgabenlisten (links im Hauptmenü genauso wie im Tab Aufgaben im Projekt) direkt auf die neue Ansicht Timeline umschalten.

Die Timeline-Ansicht ist noch im Beta-Stadium. Hilft Sie Ihnen bei Ihrer Projektplanung?

Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

 

[Aufgabenplanung] Hinterlegen Sie Ihren individuellen Workflow!

Jedes Unternehmen arbeitet anders. Damit Sie Ihren Workflow in Deals & Projects abbilden können, sind die Aufgaben-Stufen nun frei benennbar. Und für jede Stufe können Sie sogar Ihre Wunsch-Farbe wählen!

Zur Erinnerung: Jede Aufgabe befindet sich stets in einer Stufe – z.B. In Umsetzung oder Zu testen. In den Aufgaben-Listen können Sie die Stufe direkt über das DropDown ändern. Oder Sie nutzen die Aufgaben-Pipeline - unsere Variante des Kanban-Boards, das die Aufgaben-Stufen übersichtlich als Spalten nebeneinander zeigt:

Aufgaben 1 - Pipeline für den schnellen Überblick.png

Unter Einstellungen > Aufgaben & Zeiterfassung > Aufgaben Stufen können Sie jetzt die einzelnen Aufgaben-Stufen frei benennen. Übrigens haben wir gleich noch eine weitere Stufe Abzurechnen eingeführt. Falls Sie diese nicht benötigten – einfach ausblenden, genauso wie alle weiteren Stufen, die Sie nicht benötigen.

Ihnen stehen bis zu 6 Aufgaben-Stufen zur Verfügung, wobei die letzte Stufe für geschlossene Aufgaben reserviert ist. Aufgaben in dieser Stufe werden standardmäßig ausgeblendet (können aber per Filter stets wieder eingeblendet werden).

Falls Sie es noch nicht entdeckt haben: Sie können auch die Stufen von Deals und Projekten frei benennen - unter Einstellungen > Deals & Projekte > Deal Stufen respektive Projekt Stufen.

Viel Spaß beim Experimentieren!

 

[Integration] Direkt aus Ihrem Posteingang: E-Mails ablegen zu Deals, Projekten und Aufgaben!

E-Mails zu Ihren Kunden ablegen? Das geht heute schon: Einfach die gewünschte E-Mail aus dem Posteingang Ihres E-Mail Programms oder Smartphones weiterleiten an den E-Mail Assistent (kurz erklärt: so funktioniert der E-Mail Assistent).

Aber was, wenn Sie eine E-Mail direkt zu einem Deal, einem Projekt oder einer Aufgabe ablegen möchten?

Das geht jetzt ganz einfach mit Deals & Projects:

  • Öffnen Sie gewünschte(n) Deal, Projekt oder Aufgabe.
  • In der Historie klicken Sie ganz rechts auf Mehr und dann auf E-Mails ablegen.
  • Es öffnet sich ein Fenster, das Ihnen die E-Mails aus Ihrem Posteingang anzeigt.
  • Jetzt noch die gewünschte E-Mail heraussuchen und auf Ablegen klicken – fertig!
  • Die E-Mail wird nun in der Historie gespeichert, inkl. Anhängen.

Um Ihre E-Mails direkt in Deals & Projects anzuzeigen, hinterlegen Sie einfach die IMAP-Zugangsdaten Ihres Postfachs (genauso wie in Ihrem E-Mail Programm).

Keine Sorge: Deals & Projects wird niemals automatisch E-Mails importieren!

Die E-Mails werden Ihnen nur dann angezeigt, wenn Sie auf Historie > Mehr > E-Mails ablegen klicken. Und erst, wenn Sie bei einer E-Mail auf Ablegen klicken, wird die entsprechende E-Mail in die Historie gespeichert.

Übrigens können Sie auch E-Mails, die Sie via E-Mail Assistent abgelegt haben, weiter zuordnen. Sowohl in der Historie des Kunden als auch im Tab E-Mail Archiv der Inbox können Sie E-Mails nachträglich einem Deal oder Projekt zuordnen.

 

[E-Mail Assistent] Jetzt auch E-Mails Ihrer weiteren Postfächer ablegen!

Der E-Mail Assistent ist die einfache Art, E-Mails zu Ihren Kunden abzulegen. Dazu leiten Sie die gewünschte E-Mail direkt aus dem Posteingang Ihres E-Mail Programms an den E-Mail Assistent weiter (die Adresse des E-Mail Assistents und eine kurze Anleitung finden Sie hier).

Aus Sicherheitsgründen akzeptiert der E-Mail Assistent dabei nur E-Mails, die Sie von der E-Mail Adresse aus an ihn weiterleiten, mit der Sie sich auch in Deals & Projects anmelden.

Aber was, wenn Sie mehrere E-Mail Postfächer oder unterschiedliche E-Mail Adressen haben, von denen Sie E-Mails an den Assistent weiterleiten möchten, um diese abzulegen?

Kein Problem - Ihre weiteren E-Mail Adressen können Sie jetzt einfach hinzufügen:

  • Klicken Sie ganz rechts oben auf Ihr Avatarbild oder das Icon mit Ihren Initialen.
  • Anschließend klicken Sie auf Meine Benutzerdaten.
  • Unter E-Mail Ablage klicken Sie auf den Button Verifizierte Absender-Adresse hinzufügen.
  • Geben Sie Ihre weitere E-Mail Adresse ein und klicken Sie auf E-Mail Adresse hinzufügen.
  • Wichtig: Zur Verifizierung schicken wir Ihnen eine Bestätigungs-E-Mail an diese Adresse. Öffnen Sie diese E-Mail in Ihrem E-Mail Programm und klicken Sie darin auf Bestätigen.

Das war’s! Fügen Sie bei Bedarf noch weitere verifizierte E-Mail Adressen hinzu, um E-Mails von allen diesen Adressen ablegen zu können.

 

[Newsletter] Kontakte feiner selektieren und direkt zu MailChimp übertragen!

Mit Deals & Projects verwalten Sie alle Ihre Kontakte - von Interessenten über Kunden bis hin zu Lieferanten, Partnern, etc. Diese können Sie einfach selektieren, um einen Newsletter via MailChimp zu senden oder diese als Excel zu exportieren, z.B. für einen Serienbrief.

 

Selektieren Sie Ansprechpartner jetzt noch feiner – nach eigenen Feldern!

Neuerdings können Sie auch zu Ansprechpartnern eigene Felder anlegen (unter Einstellungen > Kontakte > Eigene Felder Ansprechpartner). So können Sie beliebige weitere Informationen zu jedem Ansprechpartner hinterlegen, wie z.B. Hobbies und Interessen.

Anschließend können Sie nach diesen eigenen Feldern filtern:

  • Im Hauptmenü links klicken Sie auf Kontakte.
  • Durch Klick auf die Listenüberschrift filtern Sie zunächst nach der gewünschten Hauptkategorie.
  • Klicken Sie jetzt rechts oben auf das Filter-Icon.
  • Jetzt haben Sie diverse Möglichkeiten, zu filtern. Klicken Sie auf die Überschrift Ansprechpartner, um die eigenen Felder zum Ansprechpartner aufzuklappen und nach diesen zu filtern.

Wichtig: Sobald Sie nach mindestens einem Feld zum Ansprechpartner filtern, zeigt Ihnen die Kontaktliste nur noch Ansprechpartner - (Firmen-)Kontakte werden dann nicht mehr angezeigt.

 

Übertragen Sie Ihre Selektion als Segment zu MailChimp!

Nachdem Sie die gewünschten Kontakte oder Ansprechpartner gefiltert haben, können Sie diese als fertiges Segment zu MailChimp übertragen, um dort einen Newsletter an genau diese Kontakte zu schicken!

  • Filtern Sie zunächst die gewünschten Kontakte oder Ansprechpartner in der Kontaktliste.
  • Klicken Sie anschließend rechts oberhalb der Kontaktliste auf das Icon mit den drei Punkten, um das Kontextmenü der Liste zu öffnen.
  • Jetzt klicken Sie auf Als Segment in MailChimp anlegen.
  • Geben Sie einen Namen ein, um ein neuesSegment anzulegen, oder wählen Sie ein vorhandenes Segment aus, um es zu aktualisieren.

Gehen Sie anschließend zu MailChimp und schicken Sie dort den Newsletter; nachdem Sie die Liste gewählt haben, können Sie das gerade angelegte oder aktualisierte Segment auswählen.

 

[Dashboard] Integrieren Sie Ihre eigenen Inhalte, einfach per URL!

Ihre Dashboards finden Sie durch Klick auf das Deals & Projects-Logo ganz links oben: Platzieren Sie Kennzahlen, Listen, Ziele und Träume auf Ihren Dashboards und behalten Sie so Ihr Unternehmen und Ihre Ziele im Blick.

Neben den Standard-Elementen können Sie nun auch eigene Elemente, die Sie als HTML-Seite zur Verfügung stellen, als iFrame zum Dashboard hinzufügen:

  • Klicken Sie links oben auf das Deals & Projects-Logo.
  • Wählen Sie das gewünschte Dashboard aus (durch Klick auf den Dashboard-Namen).
  • Klicken Sie ganz rechts unten auf den runden roten Button, um das Dashboard zu bearbeiten.
  • Ziehen Sie aus der Liste der verfügbaren Elemente das neue Element iFrame auf Ihr Dashboard.
  • Geben Sie die URL, unter der die Inhalte verfügbar sind, ein.
  • Abschließend klicken Sie nochmals rechts unten auf den runden roten Button, um die Änderungen zu speichern.

Wichtig: Aus Sicherheitsgründen können nur Inhalte, die Sie per https gesichert bereitstellen, angezeigt werden.

Zusätzlich wurden einige kleine Fehler behoben, sodass Sie nun auch mehrere einzelne Deals und Projekte zu einem Dashboard hinzufügen können.

Tipp: Wussten Sie, dass Sie sogar mehrere Dashboards anlegen können, z.B. eins für den täglichen Überblick, eins für den Vertrieb und eins für Ihre persönlichen Projekte oder Ziele? Dazu klicken Sie ganz oben auf den Dashboard-Namen und wählen im Kontextmenü Neues Dashboard anlegen. Starten Sie am Besten mit einer unserer drei Vorlagen!

 

[Kalender] Synchronisieren Sie Ihren Kalender mit Ihrem Smartphone, Tablet oder PC!

Wussten Sie, dass Sie Ihren Kalender in Deals & Projects ganz einfach mit Ihrem Smartphone, Tablet oder PC synchronisieren können? Egal, ob Sie einen Termin dann auf Ihrem Smartphone oder in Deals & Projects eingeben – er erscheint wenige Sekunden später überall!

Falls Sie zum ersten Mal in Ihren Kalender gehen, begrüßt Sie jetzt ein Assistent, der Ihnen bei der Einrichtung hilft:

Screenshot Kalender Synchronisation Deals & Projects Cloud Agentursoftware online.png

Verwenden Sie den Kalender schon länger? Kein Problem:

  • Gehen Sie links im Hauptmenü zu Kalender.
  • Klicken Sie rechts oben auf das Filter-Icon (drei Querstriche).
  • Wählen Sie ganz unten + Externen Kalender einbinden.

Sie können jetzt wählen, mit welchem Ihrer Cloud-Dienste die Termine synchronisiert werden sollen – oder sogar mit Ihrem eigenen Microsoft Exchange-Server synchronisieren.

Tipp: Auf vielfachen Wunsch haben wir den aktuellen Tag in den Kalender jetzt besser erkennbar gemacht.

 

[Kleinigkeiten] Weniger Klicks, kürzere Wege: Einfach effizienter arbeiten!

Auftragspositionen duplizieren

Haben Sie häufig ähnliche Positionen in Ihren Angeboten und Rechnungen? Dann sparen Sie sich jetzt mühevolle Tipp-Arbeit: Nachdem Sie eine Position eingegeben haben, klicken Sie rechts auf’s Kontextmenü der Position und wählen Duplizieren – fertig!

 

Aufgaben duplizieren

Aufgaben können Sie schon länger duplizieren, um sich die mühevolle Eingabe mehrerer ähnlicher Aufgaben zu ersparen. Bisher war das nur in der Aufgabenliste möglich (via Kontextmenü rechts). Jetzt können Sie Aufgaben auch direkt in der Projektübersicht sowie im eigentlichen Aufgabenfenster über das neue Kontextmenü rechts oben duplizieren!

 

Kontextmenüs in Kontakt, Deal, Projekt und Aufgabe

Einzelne Funktionen wie das Löschen, Deaktivieren oder Verschieben von Aufgaben in ein anderes Projekt waren bisher nur umständlich über die jeweilige Liste und das dortige Kontextmenü verfügbar. Jetzt öffnen Sie einfach den gewünschten Kontakt, Deal, Projekt oder Aufgabe: Rechts oben finden Sie alle möglichen Aktionen im neuen Kontextmenü!

 

Deals wiedereröffnen

Haben Sie einen Deal aus Versehen als Gewonnen oder Verloren markiert? Kein Problem: Über das erweiterte Kontextmenü können Sie das nun rückgängig machen.

 

Excel-Export größerer Kontaktlisten

Sie können jetzt auch umfangreichere Selektionen in der Kontaktliste vornehmen und diese nach Excel exportieren.

 

 

Update vom 1. Mai 2017

Die wohl heißeste Neuerung seit dem Launch von Deals & Projects geht online: Die Dashboards sind da.

Dashboards für Ihr Unternehmen, Ziele und Träume

Screenshot Dashboard 3 (full screen).png

Direkt nach der Anmeldung werden Sie schon von Ihrem persönlichen Dashboard begrüßt. Das Dashboard hilft Ihnen, einen Überblick über Ihr Unternehmen, Ihre Ziele und Ihre Träume zu behalten.

Übrigens: Um jederzeit zurück zum Dashboard zu gelanden, klicken Sie links oben auf das "Deals & Projects" Logo.

Anpassen von Dashboards

Sie können Dashboards beliebig an Ihre Bedürfnisse anpassen und weitere Dashboards anlegen. Zum Bearbeiten eines Dashboards klicken Sie auf den roten Button rechts unten:

EditDashboardButton.png

Auf der linken Seite erscheint die Liste der möglichen Elemente. Ziehen Sie diese mit der Maus in das Dashboard.

Die Elemente im Dashboard haben ein Kontextmenü, über das ihre Größe geändert und sie gelöscht werden können.

Anlegen weiterer Dashboards

Zum Anlegen weiterer Dashboards klicken Sie auf das kleine Pfeilchen im Titel der Seite:

MyDashboardCaption.png

Wählen Sie "Neues Dashboard anlegen". Sie können nun aus verschiedenen Vorlagen auswählen, probieren Sie es einfach aus! Wählen Sie "Leeres Dashboard", wenn Sie schon genau wissen, wie Ihr Dashboard aussehen soll.

Ist ein Dashboard privat, so ist es nur für Sie selbst sichtbar. Nicht einmal Administratoren können Ihr Dashboard sehen. Sie können jedoch auch Dashboards anlegen, die für alle Benutzer oder eine Benutzergruppe sichtbar sind.

Für Administratoren

Jeder Benutzer bekommt beim ersten Aufruf sein persönliches Dashboard angelegt, welches er beliebig verändern kann.
 
Für Sie als Administrator gibt es jedoch verschiedene Möglichkeiten, dieses Verhalten anzupassen:
  1. Sie können die Dashboards komplett ausblenden. Dazu passen Sie das neue Recht "Dashboards, Ziele und Träume" in der Benutzergruppe "Alle Benutzer" an. Das Programm verhält sich dann wie bisher.
     
  2. Sie können ein gemeinsames Dashboard einrichten. Dazu klicken Sie auf das kleine Pfeilchen neben "Mein Dashboard". Im Menü wählen Sie jetzt "Neues Dashboard hinzufügen". Wählen Sie eine Vorlage aus und entfernen Sie den Haken "Privat". Wenn Ihre Kollegen sich anmelden, wird ihnen das gemeinsame Dashboard angezeigt.
Möchten Sie verhindern, dass Kollegen Dashboards anlegen und bearbeiten können, entziehen Sie ihnen das entsprechende Recht (siehe Punkt 1). Im gemeinsamen Dashboard können Sie auch über die Option "Nur für Administrator bearbeitbar" einstellen, dass dieses Dashboard von normalen Benutzern nicht verändert werden darf.

Aufgaben haben Startdatum

Tragen Sie bei Aufgaben neben der Deadline auch das Startdatum ein. Die Aufgabe wird Ihnen dann als Balken in Ihrem Kalender angezeigt.

 
 

Update vom 27. März 2017

Das aktuelle Update ist vollgepackt mit unzähligen neuen Funktionen, Verbesserungen und Erweiterungen. Viel Spaß beim Entdecken!

NEU: Eingangsrechnungen & Einkaufspreise

Behalten Sie die Kosten Ihrer Projekte im Blick:

  • Hinterlegen Sie Eingangsrechnungen von Freelancern, externen Dienstleistern wie Druckereien, etc. direkt im Projekt. Hierzu wechseln Sie zum Tab Angebote/Rechnungen, fahren mit der Maus über das rote + und klicken anschließend auf den obersten Button.
  • Hinterlegen Sie Einkaufspreise zu Artikeln, die Sie extern beziehen. Unter Einstellungen > Angebote & Rechnungen > Artikel können Sie im gleichnamigen Feld zu jeder Tätigkeit und Ware deren Einkaufspreis hinterlegen. Dieser wird in Ihre Angebote und Rechnungen übernommen, und Sie sehen auf einen Blick den Rohertrag!

NEU: Überschriften, Textpositionen und abweichende Rechnungsanschriften für Angebote und Rechnungen

Heben Sie Ihre Angebote und Rechnungen auf die nächste Stufe:

  • Beim Anlegen und Bearbeiten von Aufträgen können Sie über den gleichnamigen Link eine Abweichende Anschrift hinterlegen. Schreiben Sie in Zukunft weitere Angebote und Rechnungen, müssen Sie diese nicht erneut eingeben: Deals & Projects schlägt Ihnen frührere Anschriften direkt zur Auswahl vor.
  • Gliedern Sie Ihre Angebote und Rechnungen - mit den neuen Textpositionen. Klicken Sie beim Anlegen und Bearbeiten von Aufträgen auf den Button Text, und schon können Sie eine Zwischenüberschrift, eine Textposition oder eine Kombination aus beiden hinterlegen.

NEU: Vorlagen-Center für individuelle Angebote

Gestalten Sie Ihre Angebote und Rechnungen individuell und heben Sie sich so von Ihren Marktbegleitern ab! Alle Anpassungesmöglichkeiten finden Sie unter Einstellungen > Angebote & Rechnungen > Vorlagen-Center:

  • Hinterlegen Sie die Standard-E-Mails, die automatisch beim Versenden von Angeboten und Rechnungen vorgeschlagen werden. Das spart unheimlich viel Zeit, und jede E-Mail enthält Ihre besten Verkaufsargumente oder wichtige Hinweise.
  • Sie verwenden ein besonderes Briefpapier? Kein Problem: Dieses können Sie jetzt direkt als PDF hochladen - sogar getrennt für die erste Seite und die Folgeseiten. Die PDFs werden automatisch hinter Ihre Angebote und Rechnungen gelegt.
  • Oder haben Sie eine Hausschrift? Damit Ihre Angebote und Rechnungen in Deals & Projects genauso schick aussehen wie Ihre eigenen Dokumente, können Sie individuelle Hausschriften direkt als TTF-Dateien hochladen. Dann nur noch die Auftragsvorlage(n) anpassen (und die Texte in Ihrer Hausschrift formatieren) - fertig!

Screenshot Vorlagen-Center - Angebotsvorlage und Rechnungsvorlage individuell anpassen.png

NEU: Angebotsliste

Mit der visuellen Deal-Pipeline von Deals & Projects behalten Sie den perfekten Überblick über die anstehenden Aufträge. Aber was, wenn Sie einfach nur wissen wollen, welche Angebote gerade draußen sind? Die neue Angebotsliste macht's möglich - zu finden links im Hauptmenü, nachdem Sie dort auf Deals geklickt haben.

Aufgaben

Das täglich Brot aller Projektarbeiter: ToDos, Tasks oder einfach Aufgaben.

  • Ordnen Sie jeder Aufgabe Beteiligte zu. Das können externe Beteiligte wie Freelancer oder Dienstleister sein, oder auch die zuständigen Ansprechpartner Ihres Kunden.
  • Damit Sie Ihre Projekte schneller in den Griff bekommen, können Sie jetzt Aufgaben duplizieren. Zu finden über das gleichnamige Kontextmenü der Aufgabe.

Sonstiges: @-Mentions, iCal-Feed, Stoppuhr, u.v.a.m.

Kleine Änderung, große Wirkung - die wichtigsten Verbesserungen im Überblick:

  • Eine der beliebtesten Funktionen von Deals & Projects ist die @-Mention: Bei der Eingabe von Historieneinträgen können Sie durch Eintippen des @-Zeichens so direkt einzelne Kollegen benachrichtigen. Neuerdings können Sie hier auch ganz einfach eine Gruppe wählen, und schon erhalten alle Mitglieder der Gruppe eine Benachrichtigung (Tipp: Gruppen legen Sie unter Einstellungen > Stammdaten > Gruppen an).
  • Gesucht und nicht gefunden: Die zentrale Suchbox ganz rechts oben ist ideal, um schnell einen Kontakt, Ansprechpartner, Projekt oder Deal zu finden. Aber was, wenn der Eintrag noch fehlt? Jetzt können Sie direkt aus der Suchbox neue Einträge anlegen - zu finden ganz unten im Dropdown.
  • Neuerdings steht Ihnen zusätzlich zur beidseitigen Kalender-Synchronisation auch ein iCal-Feed zur Verfügung, über den Sie die Termine aus Ihrem Deals & Projects-Kalender in jedes Kalenderprogramm einbinden können, das iCal unterstützt. Hierzu klicken Sie ganz rechts oben auf Ihr Benutzericon und wählen im Kontextmenü Meine Benutzerdaten. Unter Kalender finden Sie dann Ihren persönlichen iCal-Feed. Wichtig: Via iCal können Sie Termine nur aus Ihrem persönlichen Deals & Projects-Kalender abrufen - eine Rückübertragung ist nicht möglich.
  • Möchten Sie spezielle Informationen zu Ansprechpartnern hinterlegen? Kein Problem: Neuerdings können Sie unter Einstellungen > Kontakte > Eigene Felder Ansprechpartner auch weitere Eingabefelder zu Ansprechpartnern anlegen. Diese eigenen Feldern können Sie auch über die REST-API auslesen und schreiben.
  • Die Stoppuhr arbeitet jetzt genauer - exakt Sekunden-genauer. Zeiten werden nicht mehr auf volle Minuten aufgerundet, sondern sekundengenau gespeichert - wichtig, wenn Sie die Stoppuhr im Lauf des Tages häufig stoppen und erneut starten.
  • Falls Sie Faktura-Mandanten verwenden, können Sie die Deal- und Projektliste jetzt nach dem Mandant filtern.

 

Update vom 23. Januar 2017

NEU: Aufgaben-Pipeline

Aufgaben managen macht jetzt Spaß - mit der neuen Pipeline-Ansicht!

Bekommen Sie einen visuellen Überblick über die Aufgaben eines Projekts oder über die Aufgaben Ihrer Mitarbeiter. Jede Stufe entspricht einer Spalte:

Umzusetzen In Umsetzung Zu testen Auszuliefern Geschlossen

So sehen Sie auf einen Blick, was gerade läuft und wie die einzelnen Aufgaben voranschreiten:

Aufgaben 1 - Pipeline für den schnellen Überblick.png

  • Tipp: Verwenden Sie das entsprechende neue Icon rechts oben, um zwischen Listen- und Pipeline-Ansicht umzuschalten.
  • Aufgaben können Sie ganz einfach per Drag-and-Drop zwischen den Stufen hin- und herschieben.
  • Eine bereits vorhandene Aufgabe kann nachträglich einem Projekt zugeordnet oder in ein anderes Projekt verschoben werden - ganz einfach über das gleichnamige Kontextmenü der Aufgabe.

Deals & Projekte

Gewinnen Sie den Überblick über Ihre Auftragschancen und bringen Sie diese schneller zum Auftrag - mit Deals.

  • Ein bereits auf Gewonnen gesetzter Deal kann nachträglich zu einem Projekt umgewandelt werden. Hier öffnen Sie den Deal, klicken in der Stammdatenbox rechts oben auf das Kontextmenü (das Icon mit drei Punkten) und wählen In Projekt umwandeln.

Angebote, Rechnungen & jetzt: Auftragsbestätigungen

Schreiben Sie Ihre Aufträge direkt zum Kunden oder Projekt in Deals & Projects. Das spart Ihnen viel Zeit, und Sie haben alle Infos auf einen Blick!

  • Versenden Sie Auftragsbestätigungen? Diese können Sie jetzt mit nur einem Klick aus einem Angebot erzeugen: Gehen Sie zum Tab Angebote im Kontakt- oder Dealfenster und klicken Sie im Kontextmenü (das Icon mit drei Punkten rechts vom Angebot) auf Auftragsbestätigung schreiben.
  • Und falls Sie regelmäßig ähnliche Angebote und Rechnungen schreiben, machen wir Ihnen Ihr Leben leichter: Über das neue Kontextmenü Duplizieren können Sie Aufträge einfach duplizieren.
  • In der zentralen Suche (am oberen Bildschirmrand) kann man jetzt auch nach Angebotsnummer suchen: Daraufhin wird als Treffer der Deal respektive das Projekt angezeigt, in dem das Angebot liegt.

Gruppen & Rechte: Excel-Exporte

Arbeiten Sie in einem größeren Team? Dann nutzen Sie die Benutzergruppen und legen Sie fest, welche Mitarbeiter Zugriff auf welche Bereiche erhalten.

  • Beschränken Sie, wer Daten nach Excel exportieren darf: Legen Sie entsprechende Gruppen in den Einstellungen an und ordnen Sie die Benutzer ihren Gruppen zu. Fertig.

Team-Kalender

Deals & Projects bietet Ihnen integrierte Team-Kalender, die obendrein Ihre Projekte, Aufgaben u.v.a.m. anzeigen können! Und die Sie sogar mit Ihrem iCloud-, Google- oder Office 365/Exchange-Kalender synchronisieren können!

  • Im Kalender können Sie sich jetzt alle Termine eines Teams anzeigen lassen. Klicken Sie dazu rechts oberhalb des Kalenders auf Ihr Benutzer-Bild/Initialen: Statt nur einzelne Benutzer können Sie jetzt auch eine Benutzergruppe wählen. Tipp: Gruppen legen Sie in den Einstellungen an und ordnen dort auch die Benutzer entsprechend zu.

E-Mails & ganz neu: Kleine Serien-E-Mails

Wussten Sie, dass Sie E-Mails direkt aus Deals & Projekts heraus schreiben können? Das spart Ihnen viel Zeit, da Empfänger und Anrede automatisch eingesetzt werden. Und die E-Mail ist automatisch in der Historie.

  • Schreiben Sie E-Mails direkt aus Deals & Projekts, werden Logos in Ihrer E-Mail-Signatur nun direkt mitgeschickt - und so sofort beim Empfänger angezeigt - ohne Nachladen.
  • Kleine personalisierte Serien-E-Mails an bis zu 50 Empfänger können Sie jetzt direkt aus der Kontaktliste heraus schreiben: Filtern und selektieren Sie die gewünschten Kontakte und wählen Sie anschließend im Kontextmenü der Liste (das Icon mit drei Punkten rechts oben) den Eintrag E-Mail senden. Wichtig: Hinterlegen Sie vorher die Daten Ihres E-Mail-SMTP-Servers in den Einstellungen.

Neue Integration: Kundensupport via Groove

Machen Sie viel Kundensupport? Ein echtes Helpdesk-Tool wie Groove macht das Support-Leben unglaublich leichter. Groove ist die pfiffige und einfache Alternative zu Zendesk, und jetzt sogar direkt in Deals & Projects integriert.
  • Aktive Support-Tickets aus Groove werden in der Kontaktübersicht von Deals & Projekts angezeigt in einer neuen Box Tickets in der rechten Spalte. So haben Sie alle Infos zu Ihrem Kunden auf einen Blick.
  • Sie möchten Ihren Groove-Account mit Deals & Projects verbinden? Melden Sie sich bei unserem Support, wir helfen Ihnen!

Sonstiges: Kundennummern & Listen

  • Die automatischen Kunden-/Lieferantennummern können deaktiviert werden. Bearbeiten Sie einen Kontakt, können Sie dann im neuen Feld Kundennummer Ihre individuelle Nummer, z.B. aus der Buchhaltung, eintragen. Die neue Option finden Sie in den Einstellungen durch Klick auf die Überschrift Kontakte.
  • Egal ob Kontaktliste, Dealliste, Rechnungsliste, etc.: Lassen Sie sich jetzt mehr Einträge auf einen Blick anzeigen. Wählen Sie unterhalb jeder Liste aus, ob Sie 50, 100 oder genau so viele Einträge angezeigt bekommen möchten, wie auf Ihren Bildschirm passen.

 

Update vom 19. Dezember 2016

Das Update wird über's Wochenende eingespielt und steht Ihnen als Anwender ab Montag, 19.12.2016 zur Verfügung.

Deal-Pipeline

  • Die graphische Deal-Pipeline gibt Ihnen einen echten Überblick über Ihren Vertrieb und den aktuellen Stand jeder Auftragschance. Die verbesserte Pipeline zeigt Ihnen jetzt auch die Wahrscheinlichkeit (in Gestalt von Sternen) sowie das erwartete Eingangsdatum.
    Pipeline 1 - Vertriebspipeline für den schnellen Überblick über die Verkaufschancen.png
    Wechseln Sie zwischen Listen- und Pipeline-Ansicht über den entsprechenden Button rechts oben in der Deal-Liste.
  • In der Überschrift jeder einzelnen Pipeline-Stufe finden Sie jetzt das Gesamtvolumen aller Deals der Stufe (linksbündig) sowie das nach Eingangswahrscheinlichkeit gewichtete Gesamtvolumen (rechts).
  • Verpassen Sie keinen Deal mehr! Gehen Sie in die Einstellungen, klicken Sie auf die Überschrift Deals & Projekte und legen Sie fest, nach wie vielen Tagen ohne Kontakt Deals automatisch überfällig werden. Diese Deals werden automatisch rot markiert - und jeder Vertriebler sieht auf einen Blick, bei welchem Kunden er sich wieder melden sollte.
  • Liegt das erwartete Eingangsdatum eines Deals schon in der Vergangenheit, besteht ebenfalls Handlungsbedarf. Daher wird es in der Deal-Pipeline rot markiert.
  • Liegen wir noch im Plan? Hinterlegen Sie Umsatz-Sollvorgaben pro Vertriebsmitarbeiter und Monat/Jahr in den Einstellungen. Neue Diagramme zeigen Ihnen auf einen Blick, ob Sie Ihre Firmenziele erreichen und wie erfolgreich jeder Vertriebler ist.
    Deals & Projects Agentursoftware Online Cloud CRM Umsatz-Sollvorgaben Soll-Ist-Vergleich.png
  • Schließlich haben wir den Ausdruck verbessert: Nutzen Sie einfach die Druckfunktion Ihres Internet-Browsers, und Sie können sich die graphische Deal-Pipeline bequem ausdrucken.

Projekte

  • Passen Sie die Projekt-Stufen ("In Vorbereitung", "In Umsetzung", ...) an Ihre Anforderungen an. In den Einstellungen können Sie diese - genauso wie die Deal-Stufen - nun umbenennen.

Gruppen & Zugriffsrechte

  • Gruppen sind die Basis für die Zugriffsrechte. In den Einstellungen legen Sie zunächst Gruppen wie Geschäftsleitung oder Vertrieb an. Bearbeiten Sie anschließend die Benutzer und ordnen Sie diese ihren Gruppen zu.
  • Legen Sie pro Gruppe fest, ob sie Zugriff auf die Bereiche Deals, Projekte sowie Angebote und Rechnungen erhält, und ob der Zugriff lesend oder schreibend ist und sich auch auf die Listen bezieht. 
  • Nutzen Sie die neuen Zugriffsrechte, um die Sichtbarkeit einzelner Kontakte, Deals, Projekte, Historieneinträge und Eigener Felder auf eine Gruppe zu beschränken. Klicken Sie hierzu auf das Schloss-Symbol links vom entsprechenden Speichern-Button.

Zeiterfassung

  • Ein - optional aktivierbarer - Freigabe-Workflow ermöglicht die Prüfung neuer Zeiterfassungseinträge. Neue Spalte zu Prüfung, Massen-Aktion in Liste, Beachtung bei Rechnungsübernahme
  • In der Projektliste ermöglicht der neue Filter Zeiterfassung, alle Projekte anzuzeigen, die noch nicht abgerechnete Zeiten enthalten. So geht keine Abrechnung mehr unter!
  • Die neue Stoppuhr, mit den Sie Zeiten ganz einfach im Hintergrund mitstoppen, können Sie jetzt auch in der Aufgabenübersicht und in allen Aufgabenlisten über einen Play-Button starten (in den Listen fahren Sie dazu mit der Maus über die gewünschte Aufgabe).
  • In der Zeiterfassungsliste können Sie mehrere Zeiten per Multiselect markieren und über das neue Kontextmenü rechts oben in eine Rechnung übernehmen. Nutzen Sie hierzu auch die Filter der Zeiterfassungsliste, um nur die gewünschten Einträge anzuzeigen.

Angebote

  • Lassen Sie sich automatisch an Angebote erinnern: Hinterlegen Sie in den Einstellungen, wie viele Tage nach dem Versand automatisch eine Erinnerung erscheinen soll. Natürlich können Sie diese für einzelne Angebote individuell abändern.

Rechnungen

  • Sparen Sie viel manuelle Arbeit und über übergeben Sie Rechnungen und Gutschriften per DATEV-Export direkt an Ihren Steuerberater oder Ihr Buchhaltungsprogramm. Hinterlegen Sie die nötigen Optionen in den Einstellungen. Danach finden Sie den DATEV-Export im Kontextmenü der Rechnungsliste.
  • Wurde eine Rechnung in eine Gutschrift weitergeführt, enthält die Gutschrift einen erklärenden Hinweis "Gutschrift zu Rechnung 1234 vom 11.11.2016".
  • Die Anschrift ist jetzt korrekt nach DIN-Norm positioniert und erscheint damit korrekt in allen Varianten von Fensterbriefumschlägen.

Kontakte

  • Die Kontaktliste ist nun eine kombinierte Liste und kann wahlweise nur Kontakte, nur Ansprechpartner oder eine Kombination aus Kontakten und Ansprechpartnern anzeigen - ideal für Selektionen und anschließenden Excel-Export zur Weiterverarbeitung.
  • In der Kontaktübersicht sehen Sie auf einen Blick, welche Deals und Projekte gerade laufen. Die verbesserte Ansicht zeigt jetzt auch die aktuelle Stufe sowie die zwei letzten verlorenen Deals.
  • In der Kontaktübersicht wird als Kennzahl jetzt die Summe aller offenen Deals angezeigt (statt bisher die Summe aller Angebote).

E-Mails & Archiv 

  • Die Historie Ihrer Kunde wäre nicht vollständig ohne die E-Mails, die Sie von Ihren Kunden erhalten. E-Mails aus Ihrem E-Mail-Programm leiten Sie einfach an den E-Mail-Assistent save@to.dealsandprojects.com weiter. Und schon erscheinen diese in der Historie.
  • Konnte eine E-Mail dabei nicht automatisch zum Kunden zugeordnet werden, finden Sie diese auf dem neuen Tab E-Mail Archiv der Inbox: Hier ordnen Sie E-Mails nachträglich zu Kunden, Deals & Projekten zu.
  • Auf dem neuen Tab Gesendete E-Mails der Inbox finden Sie alle E-Mails, die Sie direkt aus Deals & Projects verschickt haben. Kein langes Suchen mehr, an wen Sie letzte diese E-Mail geschickt hatten.
  • Wählen Sie die Standard-Schriftart der E-Mails, die Sie direkt aus der Historie von Deals & Projects schreiben. Ein Klick auf die Überschrift Kommunikation & Kalender in den Einstellungen genügt.

Kleine Verbesserungen

  • Alle Listen können Sie nun detaillierter filtern. Gehen Sie dazu in jeder Liste auf das Filter-Icon rechts oben: Hier stehen Ihnen neue und verfeinerte Filter zur Verfügung. Viel Spaß beim Ausprobieren!
  • Die verbesserte Pflichtfeld-Prüfung beim Speichern sorgt dafür, dass alle wichtigen Felder ausgefüllt sind. Fehlt ein Pflichtfeld, springt der Cursor bei Klick auf den Speichern-Button nun direkt in dieses Feld.

 

Update vom 12. November 2016

E-Mails

  • Ausblick: In wenigen Tagen kommt die E-Mail Inbox. Hier sehen Sie alle E-Mails, die Sie über den julitec E-Mail Assistenten abgelegt haben. Außerdem können Sie die E-Mails hier zu weiteren Empfängern und Projekten ablegen.
  • In der Kontakt-Historie können Sie E-Mails zu Projekten ablegen. Hierzu wählen Sie im Kontextmenü des Historieneintrags "Ablegen zu Deal/Projekt".
  • Schicken Sie E-Mails an mehrere Projektbeteiligte, indem Sie mit der Maus über das Plus Symbol bei den Projektbeteiligten fahren. Es erscheint ein E-Mail Symbol, nach dem Anklicken können Sie wählen:

Zeiterfassung

  • Die Stoppuhr macht Zeiterfassung zum Kinderspiel. Einfach auf das Stoppuhr Symbol in der Titelzeile klicken, Projekt und Aufgabe wählen und Deals & Projects erfasst Ihre Arbeitszeit:

    Außerdem können Sie die Stoppuhr direkt aus der Aufgabenliste starten, in dem Sie mit der Maus über den Fortschrittsbalken der Aufgabe fahren und auf Play drücken.

Aufträge

  • Mandaten ermöglichen Ihnen, Angebote und Rechnungen für mehrere Firmen zu schreiben. Pro Mandant gibt es separate Nummernkreise und es kann ein abweichender Briefkopf hinterlegt werden.
    Möchten Sie Mandanten einrichten, wenden Sie sich bitte direkt an uns! Wir helfen bei der Einrichtung!
  • In Projekten können jetzt auch Zwischenrechnungen geschrieben werden:
  • Rechnungen können direkt aus der Zeiterfassungsliste im Projekt erzeugt werden. Filtern Sie die Zeiterfassungsliste im Projekt und klicken dann auf "Abrechnen"!
  • Artikel können in der Artikelliste dupliziert werden.

Kalender

  • Private Termine werden anderen Benutzern ohne Inhalt angezeigt.

Dokumente

  • Dokumente können umbenannt werden.

 

Update vom 24. Oktober 2016

Deals

  • Graphische Deal-Pipeline. Ein klasse Überblick, welche Ihrer Deals in welcher Stufe sind. Und per Drag-and-Drop verschieben Sie die Deals zwischen den Stufen:
    Screenshot_Pipeline_in_Deals__Projects.png

Rechnungen

  • Teilzahlungen können zu Rechnungen erfasst werden.
  • Rechnungen können in Gutschriften weitergeführt werden.

Kalender

  • Abgleich mit externem Kalender: Beim Verbinden kann jetzt der externe Kalender gewählt werden, mit dem abgeglichen werden soll.

Tickets

  • Zendesk Tickets werden in einer Box in der Kontaktübersicht angezeigt.

 

Update vom 21. September 2016

Angebote, Rechnungen und neu: Gutschriften

  • Schreiben Sie Gutschriften. Einfach auf den Tab Angebote/Rechnungen des Kontakt- oder Projektfensters gehen, die entsprechende Rechnung in der Liste suchen, und über's Kontextmenü (das Icon mit den drei Punkten ganz rechts neben der Rechnung) die Gutschrift anlegen.
  • Zusätzliche Angebote (als Alternativ-Angebote oder nachträgliche Erweiterungen in einem laufenden Projekt) schreiben Sie ebenfalls auf dem Tab Angebote/Rechnungen - durch Klick auf den roten "+"-Button.
  • Angebote und Rechnungen können Sie nochmals nachträglich per E-Mail versenden: Auf dem Tab Angebote/Rechnungen über das Kontextmenü (das Icon mit den drei Punkten rechts des Auftrags).
  • Angebote und Rechnungen können Sie jetzt auch wieder als Word-Datei herunterladen, um diese in Einzelfällen selbst weiter zu bearbeiten. Einfach zum Tab Angebote/Rechnungen wechseln, und über das Kontextmenü mit den drei Punkten zum Auftrag herunterladen.

E-Mails

  • Fügen Sie Anhänge direkt aus Ihrer Dropbox hinzu! Wenn Sie direkt in der Historie von Deals & Projects eine E-Mail schreiben, einfach rechts unten auf das Büroklammer-Icon klicken und anschließend auf das runde DropBox-Icon rechts unten.
  • Über den E-Mail-Assistent können Sie weiterhin E-Mails in der Historie ablegen: Leiten Sie E-Mails aus Ihrem Posteingang einfach an e-mail-assistent@to.julitecCRM.com weiter oder setzen Sie den E-Mail-Assistent beim Schreiben auf bcc. Wichtig: Der Ansprechpartner muss samt seiner E-Mail-Adresse bereits in Deals & Projects vorhanden sein!
  • Sie bekommen jetzt ein Feedback, ob der E-Mail-Versand geklappt hat. Sollte etwas schiefgegangen sein, können Sie die E-Mail erneut versenden.

Kontakte

  • Wenn Sie einen neuen Kontakt über den Anlage-Assistent anlegen, können Sie direkt auch die Hauptkategorie festlegen (Lead, Interesssent, Kunde, Lieferant, etc.).

Allgemeines

  • Die Unterstützung des FireFox-Browsers wurde verbessert.
  • Ist eine neue Version von Deals & Projects verfügbar, wird Ihnen links unten ein Hinweis sämt Möglichkeit zum Aktualisieren angezeigt, damit Sie die neuen Funktionen sofort verfügbar haben.

 

Update vom 31. August 2016

Inbox

  • Ein neuer Eingabe-Assistent ermöglicht Ihnen, Deals respektive Projekte inklusive des zugehörigen Kontakts superschnell anzulegen. Klicken Sie dazu einfach auf das runde roten + in der Inbox oder der Kontakt-, Deal- bzw. Projektliste.
  • Verschieben Sie Erinnerungen, die Sie aktuell nicht bearbeiten wollen. Einfach in der Inbox mit der Maus über die Erinnerung fahren und rechts auf das Uhr-Symbol klicken.
  • Termine, die im Vorschaubereich der Inbox angezeigt werden, können Sie anklicken, um direkt weitere Informationen wie Ort und ausführliche Beschreibung anzuzeigen.

Aufgaben & Kalender

  • Lassen Sie sich Aufgaben, die Sie anderen Mitarbeitern gestellt haben, anzeigen. Hierzu in der Aufgabenliste links oben auf den Titel klicken und im Dropdown den untersten Eintrag Von mir gestellt wählen.
  • Schnellere Terminplanung: Lassen Sie sich die Termine aller Mitarbeiter auf einmal einzeigen, indem Sie im Kalender ganz rechts oben auf Ihr rundes Benutzerbild klicken und Alle Benutzer auswählen.
  • Ordnen Sie die Termine dem Projekt zu, egal ob Sie einen Termin im Kalender oder im Kontaktfenster eines Kunden eintragen. So wird der Termin auch in der "What's up?"-Box des Projektfensters angezeigt.
  • Klicken Sie in der Aufgabenliste oben auf den Listentitel, um schnell eine der neuen Standard-Ansichten auszuwählen.

Deals: Kennzahlen & Auswertungen

  • Die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Deals werden direkt im linken Hauptmenü angezeigt, nachdem Sie dort auf Deals geklickt haben.
  • Tipp: Klicken Sie auf diese Kennzahlen, um umzuschalten, ob Sie Ihre persönlichen Kennzahlen oder die Kennzahlen des ganzen Unternehmens sehen möchten.
  • Deal-Auswertungen und Diagramme finden Sie jetzt ebenfalls: Nachdem Sie im linken Hauptmenü auf Deals geklickt haben, blendet sich darunter das Untermenü Auswertungen ein (direkt unterhalb der Kennzahlen).
  • Klicken Sie in der Deal-Liste oben auf den Listentitel, um schnell eine der neuen Standard-Ansichten auszuwählen.

Rechnungen: Kennzahlen & Standardansichten

  • Die wichtigsten Kennzahlen Ihrer Rechnungen und Gutschriften werden direkt im linken Hauptmenü angezeigt, nachdem Sie dort auf Rechnungen geklickt haben.
  • Tipp: Klicken Sie auf diese Kennzahlen, um umzuschalten, ob Sie Ihre persönlichen Kennzahlen oder die Kennzahlen des ganzen Unternehmens sehen möchten.
  • Ausblick: Umsatz-Auswertungen und Diagramme werden - analog zu den Deal-Auswertungen - in Kürze nachgerüstet.
  • Klicken Sie in der Rechnungsliste oben auf den Listentitel, um schnell eine der neuen Standard-Ansichten auszuwählen. So können Sie sich z.B. alle offenen oder zu mahnenden Rechnungen direkt anzeigen lassen.

E-Mails

  • Schreiben Sie eine E-Mail aus der Historie heraus, können Sie jetzt die E-Mail-Adressen weitere Empfänger direkt eintippen. Sie müssen nicht mehr wie bisher erst einen Kontakt respektive Ansprechpartner anlegen und diesen dann suchen und auswählen.

Listen

  • Sämtliche Listen können Sie nun zu Excel exportieren. Klicken Sie in der jeweiligen Liste hierzu rechts oben auf das Kontextmenü (das Icon mit den drei Punkten) und wählen Sie Exportieren.
  • Jede Liste verfügt jetzt über Standardansichten. Klicken Sie hierzu einfach oben links auf den Listentitel, und Sie können aus den am häufigsten benötigten Ansichten wählen.

Sonstiges

  • Nutzen Sie Deals & Projekts auf Ihrem Smartphone, werden nun die Boxen mit den wichtigen Stammdaten (aus der rechten Spalte des Kontakt-, Deal- respektive Projektfensters) zuerst angezeigt. So müssen Sie nicht mehr ewig die Historie herunterscrollen, um zu wichtigen Stammdaten wie der Telefonnummer zu gelangen.
  • Die zentrale Suche oben im Hauptmenü wurde stark beschleunigt. Außerdem schließt sie sich nun automatisch, nachdem Sie einen Eintrag angeklickt haben.
  • Diverse kleine Bugs und Layoutfehler wurden behoben. Vielen Dank für Ihre ausführlichen Hinweise und Screenshots!

 

Update vom 19. August 2016

Nagelneuer Kalender mit Synchronisierung

Der mit Abstand häufigste Wunsch unserer Betatester war ein Kalender, der sich beidseitig synchronisieren lässt mit Smartphone, Tablet und einem externen Kalender in Outlook oder Google. Wir haben viele Tage und Nächte programmiert - jetzt ist er endlich fertig. Folgende externe Kalender können Sie nun einbinden:

  • iCloud (sämtliche Apple-Geräte/Kalender)
  • Google (Google Calendar samt sämtlicher mobiler Apps)
  • Office 365
  • Outlook.com
  • Exchange
So verbinden Sie Ihren externen Kalender:
  1. Öffnen Sie den Kalender über das linke Hauptmenü in Deals & Projects.
  2. Klicken Sie dann rechts oben auf das Filter-Icon (drei horizontale Striche).
  3. Wählen Sie den untersten Eintrag Externen Kalender einbinden.
  4. Verbinden Sie sich mit dem von Ihnen eingesetzten Kalenderdienst.

Das war's schon! Sämtliche Termine des externen Kalenders werden nun in den julitec-Kalender importiert. Termine aus dem julitec-Kalender werden in den externen Kalender übertragen. Das kann ein paar Sekunden dauern.

So lösen Sie Verbindung mit Ihrem externen Kalender wieder auf:

  1. Klicken Sie ganz rechts oben am Bildschirm auf Ihr Benutzerbildchen.
  2. Wählen Sie anschließend den Menüpunkt Meine Benutzerdaten.
  3. In der Box Kalender sehen Sie jetzt den aktuell mit Ihrem julitec-Kalender verbunden externen Kalender und können die Verbindung wieder aufheben.

So funktioniert die Synchronisierung:

  • Termine, die Sie in Ihren externen Kalender eintragen, erscheinen automatisch wenige Sekunden später in Ihrem julitec-Kalender (egal ob Sie den Termin auf Ihrem Smartphone, Tablet oder dem Programm eintragen, das mit dem Kalenderdienst verknüpft ist).
  • Termine, die Sie in Ihren julitec-Kalender eintragen, erscheinen wenige Sekunden später in Ihrem externen Kalender.

Wichtige Hinweise zur Synchronisierung

  • Termine, die Sie in Ihren externen Kalender eingetragen haben, sehen Sie zwar in Ihrem julitec-Kalender, Sie können diese dort aber aus Sicherheitsgründen nicht bearbeiten. Ändern Sie diese in Ihrem externen Kalender, erscheinen die Änderungen natürlich wenige Sekunden später in Ihrem julitec-Kalender.
  • Termine, die Sie in Ihren julitec-Kalender eingetragen haben, können Sie überall bearbeiten: Verschieben Sie den Termin z.B. auf Ihrem Smartphone, und er wird automatisch im julitec-Kalender verschoben - und umgekehrt!

Unser Tipp: Gleich ausprobieren!

Wir sind gespannt, wie Ihnen der neue, synchronisierte Kalender gefällt. Und wir freuen uns auf Ihr Feedback!

 

Update vom 25. Juli 2016

Ansprechpartner

  • Schnellere Eingabe von E-Mail-Adressen
    Tippt man die E-Mail-Adresse eines Ansprechpartners händisch ein, wird nach Eingabe des "@"-Zeichens automatisch die Domain ergänzt (hierzu muss in der Organisation, zu der der Ansprechpartner gehört, entweder E-Mail-Adresse oder Homepage hinterlegt sein).
  • Automatische Vorbelegung von Telefonnummern
    Klickt man beim Anlegen eines Ansprechpartners in die Felder "Tel. Büro" oder "Fax", wird automatisch die zur Organisation des Ansprechpartners
     hinterlegte Telefonnummer übernommen, sodass nur noch die Durchwahl abgeändert werden muss.

Historie & Erinnerungen

  • Rückdatieren von Historieneinträgen
    Bei der erstmaligen Eingabe von Anrufen und Besuchen kann durch Klick auf den Link "Heute" ein abweichendes Datum/Uhrzeit hinterlegt werden, um z.B. Besuche von gestern nachzutragen.
  • Erinnerungen für heute bzw. mit exakter Uhrzeit
    Fügt man eine Erinnerung z.B. im Historieneintrag hinzu, bietet das Dropdown als oberste Option zusätzlich "Heute" an, um sich z.B. eine Erinnerung für heute nachmittag zu setzen.

"What's up?"-Box

  • Erledigen Sie Erinnerungen direkt in der "What's up?"-Box: Einfach mit der Maus darüberfahren und auf das Icon mit dem Häkchen klicken.
  • Löschen Sie Einträge in der "What's up?"-Box durch Klick auf das Kontextmenü, das sich einblendet, wenn Sie mit der Maus über einen Eintrag fahren.

Aufgaben, Deals & Projekte

  • Eine bereits einem Benutzer zugewiesene Aufgabe kann auch wieder keinem Benutzer zugewiesen werden.
  • Die Beteiligten werden nach ihrer Beteiligungsart in der Reihenfolge, die in den Einstellungen konfiguriert wurde, angezeigt (z.B. zuerst die Kunden, dann die externen Dienstleister).

Angebote & Rechnungen

  • Die Rechnungsliste zeigt Netto- und Bruttobetrag jetzt mit Nachkommastellen an, um einen schnellen Abgleich mit den Kontoauszügen zu erlauben.

Diverses

  • Bearbeiten Sie bereits angelegte Textbausteine in den Einstellungen.
    (Sie können Textbausteine in der Historie sowie im Vor- und Nachtext der Aufträge anlegen.)
  • In Textfeldern eingegebene Links (z.B. www.julitec.com) werden bei der späteren Anzeige automatisch zu anklickbaren Links, die sich in einem neuen Browsertab öffnen.
  • Die Breadcrumb-Navigation im Hauptmenü am oberen Bildschirmrand ist besser lesbar und erlaubt, aus einem Deal oder Projekt direkt zum Kunden zu springen.
  • Zeilenumbrüche in Memofeldern werden auch in Übersichten korrekt dargestellt, z.B. das Memo des Ansprechpartners.

 

Update vom 11. Juli 2016

Wir sind überwältigt von Ihren Feedbacks der letzten Woche! An die 100 E-Mails, Blog-Kommentare und Tickets haben uns erreicht. Vielen herzlichen Dank!

Folgende Anmerkungen und Wünsche sind heute bereits online gegangen:

 

Kontakte & Ansprechpartner

  • Filtern Sie die Kontaktliste schneller: Verfügbare Filter sind nun nach Bereich bzw. Formular gruppiert.
  • Finden Sie Kontakte anhand eines Texts in ihrer Historie. Einfach in der Kontaktliste den Filterbereich Historie anklicken!
  • Passbilder können zu Ansprechpartnern hinterlegt werden
    (durch Klick auf das graue Symbol in der Ansprechpartner-Box)
  • Firmenlogos können zu Kontakten hinterlegt werden
    (durch Klick auf das Firmensymbol rechts oben in der Kontaktübersicht)
  • Legen Sie Einzelpersonen ohne Firma an, indem Sie beim Anlegen des neuen Kontakts einfach das Feld Organisation leer lassen.
  • Ansprechpartner können gelöscht werden
    (durch Klick auf das Kontextmenü, wenn man mit der Maus darüber fährt)

Deals & Projekte

  • Benennen Sie die Stufen der Deal-Pipeline um, um Sie Ihrem Vertriebsprozess anzupassen. In den Einstellungen können Sie dabei sogar die zugehörigen Hinweistexte anpassen.
  • Die Deal-Liste zeigt ganz unten die Gesamtsumme sowie die gewichtete Gesamtsumme an (gemäß Sterne-Bewertung).
  • Bereits zugeordnete Beteiligte können Sie nun wieder entfernen.
  • Klicken Sie im Deal-/Projekt-/Aufgabenfenster rechts oben auf den Kundennamen, um direkt zum Kontaktfenster zu springen.
  • Erfassen Sie Zeiten auch rückwirkend, z.B. für gestern oder die bisherige Woche. Bei der Zeiterfassung innerhalb der Aufgabe können Sie dazu ein abweichendes Datum wählen.

Angebote & Rechnungen

  • Vor- und Nachtext der Aufträge sowie die Beschreibung der Positionen sowie Artikel können Sie nun formatieren (z.B. fett, Aufzählung, ...).
  • Filtern Sie die Auftragsliste, um sich nur Aufträge eines bestimmten Zeitraums oder eines Benutzers anzeigen zu lassen. Möglich im Hauptmenü Rechnungen und im Tab Aufträge des Kontakt-/Deal-/Projektfensters.
  • Die neue Spalte Brutto in der Rechnungsliste zeigt den Gesamt-Bruttobetrag und vereinfacht so den Abgleich mit Kundenzahlungen.
  • Nach dem Schreiben einer Rechnung können Sie diese mit nur einem Klick per E-Mail versenden oder herunterladen.
  • Ihr Firmenlogo kann unter Einstellungen > Stammdaten hochgeladen werden, um es auf den Aufträgen auszugeben.

Inbox & Erinnerungen

  • In der Inbox finden Sie die Letzten Aktivitäten, also die neuesten Historieneinträge aller Mitarbeiter, im gleichnamigen Tab.
  • Erinnerungen können jetzt optional mit Uhrzeit angelegt werden. Die E-Mail-Benachrichtigung erhalten Sie dann genau zu dieser Zeit.
  • In der "What's up?"-Box des Kontakt-/Deal-/Projektfensters können Sie Erinnerungen direkt bearbeiten (einfach mit der Maus darüber fahren und auf das Icon mit dem Stift klicken).

Historie & Dokumente

  • Sie können einzelne Historieneinträge löschen.
  • Klicken Sie auf ein Dokument im Tab Dokumente des Kontakt-/Deal-/Projektfensters, und es wird als Vorschau angezeigt. Sie müssen das Dokument nicht mehr jedes mal herunterladen.

Diverse Kleinigkeiten

  • Kleine Hinweise (Tooltips) erklären, was ein Button macht, wenn man mit der Maus darüber fährt.
  • Dutzende kleine Fehler und Bugs wurden behoben.
    Vielen Dank für Ihre Mithilfe!
Dominik Wever 2 Comments

 

 

Deals & Projects ist die All-in-One Software für Dienstleister, die täglich Projekte akquirieren, abwickeln und abrechnen.