am 08.11.2019 Agenturalltag

Agentursoftware einführen - Darauf kommt es wirklich an

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Jeder kennt das - manchmal geht es in der Agentur drunter und drüber. Alle konzentrieren sich auf die Projektabwicklung, schließlich soll die Firma laufen. Den Überblick über alles zu behalten ist da gar nicht so einfach.
Sich Gedanken um Ordnung und eine saubere Struktur machen, wenn man große Ziele verfolgt?

Das klingt nicht besonders verlockend und außerdem generiert es auch keinen Umsatz. Doch schließlich kommt der Moment, in dem man sich bewusst wird, dass es so nicht weitergehen kann. Es muss eine Struktur her, denn sonst wird der Arbeitsalltag zunehmend chaotisch. 

Insbesondere als Gründer ist einem bewusst, wie kritisch Faktoren wie Mitarbeiterakzeptanz bei der finalen Entscheidungsfindung sein können.
Eine Agentursoftware greift immer auch in die Arbeitsprozesse der Agentur und einzelner Mitarbeiter ein. Natürlich stellt jede Veränderung immer eine Chance dar und bietet ungenutztes Potenzial, doch von vielen Menschen wird sie erst einmal misstrauisch wahrgenommen. Vielleicht steigt man auch von einem anderen Tool um und nicht alle Prozesse können in der neuen Lösung eins zu eins so nachgebildet werden wie bisher.

Dennoch ergibt es Sinn, einen Wechsel nicht unnötig auf die lange Bank zu schieben, denn die Vorteile einer guten Agentursoftware liegen klar auf der Hand:

- Alle Kundendaten sind zentral gespeichert und schnell für jeden auffindbar.
Das komplette Team ist organisiert und arbeitet transparent: alle wissen, wer gerade woran arbeitet.
- E-Mails und Dokumente werden zentral abgelegt.
- Kundenanfragen gehen zentral ein und werden zeitnah bearbeitet. Keine Anfrage geht mehr unter. 
- Mit einer durchdachten Ressourcenplanung sind die personelle Auslastung, die Kapazitäten und realistische Projekttermine zuverlässig kalkulierbar
- Der Vertriebsprozess ist strukturiert, das bringt auch in Zukunft automatisch neue Kunden.
- Angebote und Rechnungen sind professionell und werden automatisch nachverfolgt.
- Übersicht ist die neue Unternehmensgrundlage - die Software gibt alle wichtigen Kennzahlen sekundengenau aus - schneller als jede BWA. 
- Gesetzeskonformes Arbeiten wird erleichtert, die Software unterstützt in Punkto DSGVO und GOBD.
- mit den richtigen Integrationen entsteht das Gefühl, sich in einer geschlossenen Arbeitsumgebung aufzuhalten statt auf unterschiedlichen Baustellen unterwegs zu sein, die nicht ineinander greifen. 

 

Die Arbeit geht schneller und besser mit Agentursoftware!

 

Kurzum: Vertrieb, Kundenverwaltung, Projekte oder Organisation - die Arbeit geht schneller und besser mit Agentursoftware. Die richtige Agentursoftware ebnet dem Team so den Weg zu mehr Effizienz, Übersicht und Erfolg. Und ermöglicht es gleichzeitig allen, sich wieder mehr auf diejenigen Aufgaben zu konzentrieren, die nicht nur erledigt werden müssen, sondern die wirklich Spaß machen.
Der Faktor Spaß ist die “geheime Zutat”, die eine wirklich gute Agentursoftware von einer durchschnittlichen Agentursoftware abhebt: auch wenn der Umfang der Software-Features noch so beeindruckend ist, muss sie auch gerne genutzt werden. Zu denken, dass ein größerer Funktionsumfang den Anwendern immer auch mehr bringt, ist nur bedingt richtig. Wenn die Nutzung der Software den Mitarbeitern keinen Spaß macht oder sogar als kompliziert und frustrierend wahrgenommen wird, war die Lösung nämlich leider nicht die richtige. Durchdachte Software sollte dem Anwender kein Dorn im Auge sein, denn dann verfehlt sie ihren Zweck - sie wird nach einer Weile nur noch benutzt, wenn es unbedingt notwendig ist und ansonsten weiträumig gemieden. Das neue Potenzial, das man mit den Wechsel angestrebt hat, verpufft dann einfach.

 

 

Das kann man von Agentursoftware erwarten
Man sollte mit realistischen Erwartungen an eine Softwarelösung herantreten - keine Software ist rundum perfekt und bildet 100% aller Anwendungsfälle ab - es sei denn, man ist bereit, tief in die Tasche zu greifen und sich eine Individuallösung programmieren zu lassen.
Natürlich ist es auch wünschenswert, dass die Benutzeroberfläche der jeweiligen Lösung cool aussieht (insbesondere, wenn man selbst regelmäßig mit Designfragen beschäftigt ist) - dennoch muss man ganz klar sagen, dass die Ansprüche an die Funktion schwerer wiegen als der gestalterische Aspekt. Eine Agentursoftware soll vor Allem eines: das ganze Team unterstützen und dabei Teil des Arbeitsalltags werden.
Wie ansprechend man innerhalb der Software die Zeilenabstände und Farbgebung findet, sollte erst dann zur Debatte stehen, wenn die Funktionalität gegeben ist und man alle essentiellen Kriterien abgedeckt weiß.


Erfahrungsgemäß sollte die eigentlich wichtige Frage bei der Entscheidung für das passende Agentursoftware-Tool also folgendermaßen lauten:


- Benutzen wir diese Software
gerne?
- Ist die Handhabung so einfach und übersichtlich, dass sich alle Teammitglieder mit der tagtäglichen Nutzung anfreunden können? 
- Wird die Software im Alltag “unsichtbar” und fügt sich in die Abläufe ein? Wenn ja, ist das ein gutes und sehr vielversprechendes Zeichen.


Der Weg ist das Ziel: Es ist sehr viel nachhaltiger, einzelne Prozessschritte zuliebe des richtigen Tools anzupassen oder punktuell einen Workaround zu suchen. Was wirklich zählt, ist die interne Organisation und damit das ganze Unternehmen aufs nächste Level zu heben, nicht starr an den Gewohnheiten festzuhalten und sich am Ende ein vielversprechendes und umfangreiches Tool ans Bein binden, das niemand benutzt.

 

So klappt die Einführung von Agentursoftware

 

So klappt die Einführung

Wer eine Softwareeinführung schon einmal miterlebt hat, weiß genau, um was für ein vielschichtiges Unterfangen es sich dabei handelt. Damit die Einführung zum Erfolg wird, haben wir eine Reihe Tipps vorbereitet, damit die neue Software nicht zum unübersichtlichen internen Projekt wird, das bei der nächstbesten Kundenanfrage in der Ecke verstaubt:

Der wichtigste Punkt vorab:
Die Hauptarbeit beginnt vor der eigentlichen Suche.
Je genauer man weiß, was man eigentlich will, was man braucht und nach was man konkret sucht, desto einfacher ist es, genau das zu finden und eine fundierte Entscheidung treffen zu können.
Zu welchen Zeitpunkten könnte sich eine Software-Einführung vielleicht besonders anbieten? Gibt es erfahrungsgemäß beispielsweise ein Sommerloch oder Phasen, in denen es nicht so hektisch zugeht?

Hat man den Rahmen geklärt, ist der Suchprozess von vorneherein entspannter - beispielsweise, weil man schneller in der Lage ist, all jene Lösungen fallen zu lassen, die nicht zu dem passen, was man sucht.

- Verständnis für interne Prozesse
Vor welchen Problemen steht das Team gerade? 
Können diese Probleme mit einer Software gelöst werden?
Wenn ja, wie sollte das im Idealfall aussehen?
Wenn nein, welche Prozesse müssen gegebenenfalls angepasst werden?

- Ergebnisorientierte Haltung:
Die Entscheidung ist gefallen: eine Agentursoftware soll her.
Was soll sie können?
Gibt es ein bestimmtes Budget, das eingehalten werden muss?
Wie viele Mitarbeiter sollen die Software nutzen?
Auf welche Kriterien setzt man bei der Suche den Hauptfokus? Projektumsetzung? Ressourcenplanung? Rechnungen und Angebote?

Sich nebenher durch ein ganzes Meer an unterschiedlichen Produkten zu klicken kann sehr frustrierend werden. Umso mehr, wenn man nicht weiß, nach was man eigentlich schaut und was wichtig ist. Sinn ergeben die meisten Softwarelösungen. Die Frage ist aber, was zum eigenen Team am besten passt. 

- Zeitmanagement:
Interne Projekte verlaufen gerne mal im Sand oder werden aufgeschoben, solange man mit dem Status Quo irgendwie klar kommt. Es hilft, eine klare Deadline setzen, zu der eine Entscheidung getroffen werden muss und dabei das ganze Team einzubinden.
Und: Wie viele Stunden pro Woche stehen zur Verfügung, um verschiedene Softwarelösungen zu testen?

- interner fester Ansprechpartner für Software:
Wer im Team ist dafür zuständig, die Fragen des eigenen Teams zu beantworten und vor Ort helfen zu können, wenn jemand nicht weiter weiß? Wer hat den Überblick über die Prozesse, die in die Software verlagert werden? 

- Struktur für jeden Aufgabenbereich
Was sind die genauen Anforderungen für die einzelnen Arbeitsbereiche, die mit der Softwarelösung arbeiten werden? Was braucht die Buchhaltung? Was benötigen die Projektleiter? 
Was muss in den einzelnen Bereichen abgebildet werden? Was sind die täglichen Aufgaben, bei denen ein Bereich zukünftig mit der Software in Berührung kommen wird?


Das wissen die Zuständigen aus dem jeweiligen Bereich in der Regel am besten. Sich vorab Zeit mit einer Person aus dem entsprechenden Bereich zu nehmen und sich die entsprechenden Punkte zu notieren, macht die Suche deutlich effizienter.


- Eigenständiges Testen:
Es lohnt sich, nicht nur eine Produktdemo anzusehen. Im Rahmen einer Präsentation oder Demonstration kann man gut einen ersten Eindruck gewinnen und effizient einen Überblick darüber bekommen, ob man mit der Lösung klar kommt (oder eben nicht).

Spätestens wenn der erste Eindruck positiv ist, sollte man den nächsten Schritt gehen und selbst testen: Können die Prozesse intuitiv abgebildet werden? Kann man der Logik der Software folgen und passt das zur eigenen Arbeitsweise?
Fühlt sich die Arbeit mit der Software “komisch” an? Wenn ja, wieso?
Dieses Schema kann man für jeden relevanten Bereich durchgehen. 

 

- Läuft auch der eigenständige Test gut, ist es sinnvoll, ein internes Testprojekt mit dem ganzen Team anzulegen, alle die Software einmal selbst ausprobieren zu lassen und gezielt Fragen sammeln. 

Was man nicht selbst weiß, werden die Kundenbetreuer sicher gerne beantworten und erläutern. 

 

 

Welche Hilfeleistungen bietet die Agentursoftware?

 

Liebe auf den zweiten Blick - die Hilfestellungen der Software

Niemand weiß alles und dass es zu Fragen, Problemen oder Unklarheiten kommt, ist ganz normal. Es lohnt sich aus mehreren Gründen, das angebotene Spektrum an Hilfestellungen des Softwareherstellers genauer unter die Lupe zu nehmen:

- Kann ich mir selbst weiterhelfen?
Finde ich die Antwort zu einfacheren Fragen auch ohne Tickets oder Telefon?
- Gibt es viele Hilfeartikel, Videos, etc.? Sind diese Hilfestellungen verständlich?
- Und wenn es mal komplizierter wird, gibt es dann einen persönlichen Support durch echte Mitarbeiter, oder einfach nur einen automatisierten Chat-Bot?
- Helfen die Kundenbetreuer dabei, die individuellen Workflows in der Software abzubilden? Sind die Kundenanliegen wichtig genug, dass man sich für solche Dinge Zeit nimmt?

 

Der Wert dieser Punkte wird beim Entscheidungsprozess oft unterschätzt - Fakt ist jedoch, dass man nicht nur den ein oder anderen Prozess in die Software legt, sondern vermutlich eine ganze Menge Aufgaben auslagert. Kommt es zu einem Problem, ist es daher umso wichtiger, dass es schnelle Hilfen gibt - schließlich soll der Betrieb nicht stillstehen. 

Abschließend lässt sich sagen, dass die Einführung von Agentursoftware eine große Entscheidung für ein Unternehmen darstellt, das bereit ist für die nächste Stufe und sich effizienter strukturieren möchte. Insbesondere vor der erfolgreichen Einführung ist es sinnvoll, sich den Ist-Zustand genau anzusehen und zu überlegen, wo die Reise hingehen soll. Je klarer die Bedürfnisse ausformuliert werden können, desto einfacher wird es sein, die richtige Lösung auf dem Markt zu finden und dabei effizient zu bleiben.

Es gibt noch Punkte, die wir vergessen haben?
Dann freuen wir uns über einen Kommentar. 

Agentursoftware

Jasmin Rheiner

Jasmin macht bei julitec: Verwaltung, Personal-Administration, Content-Erstellung
Sie mag: Ihre beiden Hunde, Natur, Yoga, Fitness, Kitesurfen

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