am 05.04.2019 Nachhaltigkeit

Unsere Tipps für ein nachhaltigeres Büro

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Nachhaltigkeit findet ihr privat eine super Sache, seid euch aber nicht sicher, wie man das im Büro umsetzen soll? Mit unseren praktischen Tipps wird der Einstieg ins Thema wirklich für alle machbar - und kann sich lohnen!

 

Büroraum - Shared Offices
Insbesondere kleinere Teams sollten einmal über diese Variante nachdenken. Ihr könnt eure Fixkosten drastisch senken UND gleichzeitig netzwerken. Warum sich nicht mit Gleichgesinnten zusammentun? Ihr könntet einen Raum an ein nachhaltiges Start-Up untervermieten, oder einem (eurer?) Freelancer stundenweise einen Arbeitsplatz im Besprechungszimmer zur Verfügung stellen, wenn ihr es gerade nicht nutzt.
Auf diese Weise kann man sich nicht nur gegenseitig inspirieren. Wer weiß, was aus solchen Kontakten entsteht. Eine Hand wäscht schließlich die andere. Als junge Firma könnt ihr euch auch in einem Gründerzentrum nach einer flexiblen Lösung umschauen.

Da wir uns für eine ganz andere Lösung entschieden haben, fragen wir an dieser Stelle ganz frech: braucht ihr überhaupt ein Office?
Schon mal über Remote-Arbeit nachgedacht?
Kundentermine kann man auch vor Ort beim Kunden wahrnehmen. Und kein Office kostet noch weniger als ein Office. Natürlich ist es schön, als Team einen physischen (im Gegensatz zu einem virtuellen) Platz zu haben und damit eine repräsentative Wirkung zu erzielen, aber wir versprechen euch: Flexibel zu sein ist noch mehr wert. Unserer Ansicht nach überwiegen die Vorteile eindeutig.

 

Hübsch soll es sein – die Einrichtung
In einem Büro fühlen sich idealerweise die Mitarbeiter wohl und sind in der Lage produktiv zu arbeiten und die Kunden staunen. Es gibt übrigens Firmen, die sich darauf spezialisiert haben, gebrauchte Büromöbel zu verkaufen. Also selbst wenn ihr nicht unendlich tief in die Taschen greifen möchtet, kann man da tolle Sachen finden.  
Je nach Gusto findet ihr tolle Möbel im guten Zustand auch in Second-Hand-Kaufhäusern, auf Flohmärkten, bei ebay-Kleinanzeigen, oder sogar bei Wohnungsauflösungen. Es gibt immer Menschen (bzw. Büros), die aus ganz unterschiedlichen Gründen umziehen, ihre Möbel loswerden möchten, sich verändern und anders einrichten.
Wer das Handwerk vor Ort unterstützen möchte, kann selbstverständlich die Luxus-Variante wählen: der Möbelschreiner eures Vertrauens ist in der Lage, euch etwas über die Arbeitsmaterialien zu sagen (Tropenholz aus dem brasilianischen Regenwald oder doch eher deutsche Eiche?) und kann zielgenau auf eure Vorstellungen eingehen. Preislich kann diese Variante nicht mit dem Flohmarkt mithalten, aber ein kleiner Trost: Büromöbel haben eine festgeschriebene Abschreibungsdauer und sind steuerlich absetzbar.
Am coolsten ist es natürlich, wenn ihr selbst kreativ werden könnt; Upcycling, Recycling und alle Arten von Hacks – super! Das Internet ist voller toller Ideen. 


Treibstoff für die Technik – Grundlagenforschung  
Wisst ihr, woher euer Steckdosen-Strom kommt? Ist er grün? Handelt es sich um Windkraft vom Nordsee-Deich, Atomstrom, oder Kohle? Bereits oberflächliches Nachforschen bringt oft den ein oder anderen Aha-Moment! Vielleicht habt ihr vor zig Jahren irgendeinen Tarif gebucht und da alles reibungslos funktioniert, kümmert sich darum keiner mehr. Man hat schließlich auch so genug zu tun. Das ist allerdings die pure Bequemlichkeit. Schaut mal in euren Unterlagen nach - wenn ihr vom Ergebnis nicht begeistert seid,  kriegt ihr möglicherweise ein solides Angebot vom Stromanbieter, wenn ihr auf grünen Strom wechselt. Da kann man ja einfach mal frech nachfragen.

Unser Tipp: das Thema Energieversorgung ist super spannend, aber auch sehr weitreichend. Zieht anfangs kleine Kreise, damit euch die zahlreichen Infos nicht erschlagen und es auch greifbar bleibt. Natürlich meinen wir damit einerseits den Strom aus der Steckdose, aber auch eure Webbrowser, Onlinespeicher, Softwarelösungen, Telefonie-Anbieter, Social Media und so weiter. Wenn es digital ist, braucht es schließlich Strom und der muss von irgendwo kommen. Wenn es ein Gerät ist, wurde es hergestellt - auch das hat Energie gekostet. Es geht nicht darum, eure aktuellen Geräte in die Tonne zuhauen (wäre auch nicht nachhaltig), aber: wenn die Zeit für eine Neu-Investition kommt, habt ihr zukünftig eine sehr viel bessere Entscheidungsgrundlage. Gerade im Bereich erneuerbare Energien und Software tut sich sehr viel. 
Wenn ihr euren eigenen Verbrauch analysiert habt, schaut euch im nächsten Schritt an, wie es bei euren Anbietern und deren Anbietern aussieht. Sind diese Informationen überhaupt transparent und zugänglich? 
 

Treibstoff für die Mitarbeiter – die Kaffeemaschine
Klingt komisch, ist aber so; denn für alle Kaffee-Freunde haben wir eher unerfreuliche Nachrichten:

1.) bei Oma Erna wächst kein Kaffee auf dem Acker: Kaffee ist insofern nicht besonders nachhaltig, weil er nicht besonders lokal ist. Man kann ihn schlecht auf dem heimischen Balkon oder in der schnuckeligen Parzelle im Kleingartenverein anbauen. Der ökologische Fußabdruck unserer täglichen ein bis sieben Tassen ist also automatisch suboptimal, denn selbst wenn ihr die Bohnen bei dieser charmanten kleinen Rösterei um die Ecke gekauft habt, wurden sie ein paar tausend Kilometer dorthin transportiert. Und ob die Arbeitsbedingungen auf der Kaffeeplantage so rosig waren, ist oft fraglich.

2.) Die Qual der Wahl: Wenn ihr zu dritt arbeitet und sich jeder nur ein bis zwei Tassen pro Tag gönnt, kostet euch die edle Siebträgermaschine dermaßen viel Nebenkosten, dass sich das unter'm Strich nicht rechnet: die Maschine muss aufheizen, denn mal eben ein und aus funktioniert da nicht. Und habt ihr schon mal so ein Monstrum geputzt? Natürlich, alle Kaffeeliebhaber träumen davon. Aber unter diesem Gesichtspunkt seid ihr mit einer French Press, Filtermaschine oder Padmaschine vielleicht besser dran.
In einem Großraumbüro voller Koffeinsüchtiger entstünde durch Kapseln und Pads hingegen so viel Abfall, dass ihr mit einem Vollautomat besser liegen werdet.

Tipp für den Büroalltag: Der anfallende Kaffeesatz ist eine nützliche Sache. Zum Beispiel als Dünger für bestimmte Büropflanzen. Mit Kaffee wird man übrigens unangenehme Gerüche los, zum Beispiel wenn die Kollegin vor dem Urlaub ihr Mittagessen vergessen hat und es im Kühlschrank nun immernoch nach vergammeltem Ratatouille riecht. Einfach eine kleine Schüssel mit Kaffeesatz in den Kühlschrank stellen, man muss nicht das frische Kaffeepulver verwenden. Das vergammelte Ratatouille natürlich bitte entsorgen, sonst hilft auch Kaffeesatz nichts. ;-) 

3.) Blätter statt Bohnen: Wie wär's mal mit Tee? Klar verhält es sich mit dem japanischen Shincha, der nicht grundlos Flugtee genannt wird, genauso wie mit dem Kaffee; er kommt von weit her und hat einen miesen ökologischen Fußabdruck. Wenn ihr einen Teeladen in der Nähe habt, gilt auch da: neugierig sein und fragen, fragen, fragen. Die Pflanzenfreude unter uns wissen, dass es nebst Kamille und Brennessel regional noch ganz andere tolle Teezutaten gibt. Da wären zum Beispiel Hagebuttenschalen, Brombeerblätter, Eibisch oder Mariendistel, die man bei näherer Betrachtung "direkt vor der Nase" hat. 
Und wer sich nun als Koffeinsuchti outet und daher den Tee verschmäht, dem können wir ein wenig den Wind aus den Segeln nehmen. Chemisch betrachtet gibt es zwischen Koffein und Teein nämlich erst mal keinen Unterschied. Stimmt wirklich. 

 
Die Hardware - das heilige Arbeitsgerät
Laptop oder Desktop, Smartphone(s), Tablets, mehrere Bildschirme, Drucker, Scanner, Telefonanlagen, usw.
Wie sieht es bei den Hardware-Herstellern eurer Wahl aus? Wird recycelt? Gibt es Herstellergarantie? Wie sieht es mit der Kompatibilität aus? Braucht ihr für alles noch tausend teuere Zusatzprodukte?
Übrigens: Wusstet ihr, dass die Jungs und Mädels von Apple sich vermehrt Cradle-to-Cradle, also einen möglichst geschlossenen Produktkreislauf, auf die Fahnen schreiben (wollen)? Wie konsequent das umgesetzt wird bleibt natürlich abzuwarten. Es gefällt uns allerdings sehr gut, dass man umdenkt und Software kostenlos nachrüstet anstatt die Produktlebenszyklen immer weiter zu verkürzen. 


Wollen wir uns einmal einen Moment dem Schauplatz Drucker zuwenden und ein paar provokative Fragen an euch herantragen:

- Ist es wirklich notwendig, den Kollegen eine E-Mail auszudrucken (alles schon gesehen)? Reicht weiterleiten und ansprechen nicht aus?
- Wenn der Drucker eure PDF mal wieder sechzehn Mal, statt einmal ausgespuckt hat – landet das Papier sofort im Schredder? Auch wenn keine Kundendaten drauf stehen?
- Habt ihr ein Schmierpapier-Fach? Interne Daten, Telefonnotizen, Erinnerungen, usw. könnt ihr bedenkenlos auf die Rückseite eines Fehldrucks schreiben.
- Wenn ihr schon drucken müsst: lassen sich eure Druckerpatronen wiederbefüllen?
- Bedruckt ihr fröhlich das "tolle", hübsche, reinweiße Papier? Und wenn ja, ist das wirklich überall notwendig? Seid ihr sicher, dass das nicht auch mit Recyclingpapier geht?


Und apropos Papier(los):

1.) Die Deutsche Post bietet einen E-Post-Service. Briefe können online versendet, empfangen und auch gespeichert werden. Das kann auch als Ersatz für das altmodische Fax herhalten, falls ihr tatsächlich noch eines besitzt. Besonders gut gefällt uns daran, dass das von überall aus funktioniert und es sowohl für Apple- als auch Androidgeräte eine kostenlose App gibt. 

2.) Auch im Bereich Behörden und Rechnungen kann man umdenken:
Liebe Verwaltungsmitarbeiter, Virtual Assistants, Sekretärinnen, Unternehmer und Buchhalter - wenn es euch anödet, wie viele Papierakten sich jährlich, quartalsweise oder sogar monatlich stapeln, dann ist die gute Nachricht, dass sich auch da endlich etwas tut. Unser aller Freund DATEV bietet mittlerweile nämlich die App DATEV SmartLogin an. Es ist kein Plastik-Stick mehr nötig! Ähnlich wie bei einem Online-Bankkonto mit PushTAN meldet man sich auf einem registrierten Gerät (bei uns iPads) im Browser an. Wir arbeiten seit einem Jahr mit der App und sind damit wirklich zufrieden. Man sollte zwar kein innovatives Design erwarten, aber es funktioniert. Unsere monatliche Finanz- und Lohnbuchhaltung haben wir problemlos von Gran Canaria, Fuerteventura und unterschiedlichen Städten in Deutschland gemacht. Chapeau!

3.) Für die Ewigkeit:
Wenn ihr manchmal einen Liebesbrief oder eine Postkarte versenden möchtet, dann ermutigen wir euch allerdings, nicht auf Papier zu verzichten und euch auch nicht mit Schmierpapier zu begnügen. 


Unser Tipp: Geht doch einmal in einer Hauruck-Aktion all eure Lieferanten durch und seht nach, ob ihr nicht auf elektronischen Rechnungsversand umstellen könnt. Wir machen damit oft gute Erfahrungen. Wann immer uns jemand bittet, ein Formular zurück zu senden, fragen wir nach, ob die Annahme auch digital möglich ist. Papier verschicken wir nur, wenn es nicht anders geht. Wenn wir Papierbriefe bekommen, merken wir per Mail an, dass uns das Zusenden digital 1. ausreichen würde und 2. auch lieber wäre, da wir sonst sowieso nur wieder digitalisieren. Das finden die meisten Lieferanten schlüssig und auch gut. Bei den Behörden, beim Notar, und auch bei Banken haben wir diesbezüglich bis dato noch keine großen Erfolge erzielt, aber wer weiß. Wer aufgibt, hat schon verloren.

Stichwort Digitalisierung: Statt alles auszudrucken und Papierform abzulegen, könntet ihr wie gesagt auch digitalisieren. Man ist ja organisiert und kann die Struktur beibehalten. Papierlos werden ist ein tolles Ziel!

Übrigens: Digitalisieren kann man auch als Privatperson. Die Einleger-Informationen des Bankkontos, Nebenkostenabrechnungen, Handyrechnungen, Schriftwechsel, usw. Manches muss man natürlich noch im Original ablegen, aber eben bei Weitem nicht alles. Und wenn ihr aus Sicherheitsbedenken eure privaten Unterlagen nicht in einer Cloud speichern wollt, dann sind physische Speichermedien, also externe Festplatten, etc. nicht teuer. Wenn es nur um Dokumente geht, braucht ihr nicht mal viel Speicherplatz, da tut es mittlerweile nämlich auch ein entsprechender USB-Stick.

Wenn bei euch ein Server steht:
Server fressen 24/7 Strom und stehen auch gerne mal in dauerklimatisierten Räumen herum, denn wenn sie überhitzen ist das natürlich katastrophal. Wenn euer Unternehmen schon etwas gewachsen ist, und ihr mit einer großen Menge sensiblen und/oder schützenswerten Daten arbeitet, mag ein lokaler Server vielleicht Sinn ergeben (warum das allerdings nicht wahrscheinlich ist, erfahrt ihr in diesem Artikel). Da man einen Server nicht einfach mal nach Feierabend oder im Urlaub herunterfährt, halten wir sie in den meisten Fällen für moderne Umweltsünder. 


Schlussendlich bleibt zu sagen: Nachhaltigkeit ist ein Weg, den man einschlägt. Der Weg ist das Ziel, und man geht jeden Weg Schritt für Schritt.

Jasmin Rheiner

JASMIN MACHT BEI JULITEC: Verwaltung, Personal-Administration, Content-Erstellung -- SIE MAG: Ihre beiden Hunde, Natur, Yoga, Fitness, Kitesurfen.

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