Wiederkehrende Rechnungen? Automatischer Versand? Ideal für IT-Firmen!

Als IT-Dienstleister, Softwareanbieter oder Web-Agentur müssen Sie monatlich oder jährlich wiederkehrende Rechnungen stellen: für Ihre Wartungsverträge, Softwaremieten, Hostinggebühren, etc.

Das ist ganz schön aufwändig - müssen doch Up- und Downgrades, Sonder-Preise und Rabatte berücksichtigt werden. Ganz zu schweigen von Rechnungsversand, Zahlungsüberwachung, Mahnungen oder Abgrenzungsbuchungen, die Ihr Steuerberater so liebt.

Nach 3.378 Wartungsrechnungen innerhalb der letzten Jahre haben wir den Schritt gewagt und unsere wiederkehrenden Rechnungen vollständig automatisiert. Mit verblüffendem Erfolg und unheimlicher Zeitersparnis!

Was wir dabei gelernt haben und wie auch Sie Ihre wiederholenden Rechnungen vereinfachen können, lesen Sie in unserem heutigen Post.

 

Schritt 1: Machen Sie eine kurze Bestandsaufnahme!

Als wir vor über 15 Jahren mit julitec gestartet sind, waren wir stolz auf unsere zwei Grundprogramme julitec CONTACT und julitec CRM. Über 80% unserer Kunden schlossen sofort einen Wartungsvertrag mit jährlicher Zahlung ab.

Im Lauf der folgenden Jahre gesellten sich diverse Zusatzmodule und Erweiterungen dazu, die wir im Rahmen des Projektgeschäfts entwickelt hatten.

Im Jahr 2012 hatten wir insgesamt 68 verschiedene Module!

Lieber_nicht_fr_jeden_Kunden_eine_Ausnahme_machen_-_so_vereinfachen_Sie_die_wiederkehrende_Abrechnung

Am Schluss kannten sich weder unsere Kunden noch unsere Mitarbeiter mehr damit aus. Und je mehr Ausnahmeregelungen, umso komplizierter wurde alles.

Unser Tipp: Machen Sie eine kurze Bestandsaufnahme Ihrer wiederkehrenden Rechnungen und notieren Sie schriftlich:

  • Wie viele Produkte, Erweiterungen und Module haben Sie, die Sie wiederkehrend abrechnen?
  • Welche unterschiedliche Laufzeiten, Zahlungsbedingungen, Kündigungsfristen, etc. gibt es?
  • Welche Schritte machen Sie jede Woche/Monat/Jahr zur Erzeugung Ihrer wiederkehrenden Abrechnungen?
  • Welche Mitarbeiter sind daran beteiligt?

 

Schritt 2: Vereinfachen Sie Ihre wiederkehrenden Rechnungen!

Nachdem Sie nun Ihre Bestandsaufnahme gemacht haben, geht es an's Vereinfachen. Und wissen Sie was: Das fiel mir verdammt schwer!

Ich bin als Geschäftsführer für Vertrieb und Marketing zuständig. Daher war ich natürlich verliebt in all die kleinen AddOns und Zusatzprodukte, die wir entwickelt hatten - und die wir regelmäßig abrechnen mussten.

Mein Mit-Gründer Johannes Geyer hat mich aber von den Vorteilen einer einfachen, übersichtlichen Produktstruktur überzeugt. Also haben wir unsere 68 Module angesehen, und diese danach in drei Pakete gebündelt:

  • julitec Starter
  • julitec Professional
  • julitec Premium

Unsere Kunden können jetzt nur noch zwischen diesen drei Paketen wählen. Für unsere Kunden ist das einfach und verständlich, und für uns intern erst Recht. Allein der Aufbau der wiederkehrenden Rechnungen hat sich drastisch vereinfacht.

Einfach_einfach_einfach_-_und_ganz_wenige_Ausnahmen_-_das_ist_der_Schlssel_zur_Automatisierung_wiederkehrender_Rechnungen

Das gleiche gilt für Zahlungsbedingungen, Kündigungsfristen, etc. Braucht es die ganzen Ausnahmen, die manche einzelnen Kunden beim Vertragsabschluss verhandelt hatten, wirklich? Mal eine verkürzte Kündigungsfrist hier, mal eine andere Vertragslaufzeit dort?

Wir haben fast alle diese Ausnahmen abgeschafft.

Meine Sorge, dass dadurch viele Kunden ihre Wartungsverträge kündigen, war völlig unbegründet. Natürlich mussten wir hin und wieder argumentieren. Aber unsere Kunden waren doch mit unseren Produkten und Leistungen zufrieden - warum dann kündigen?

Unser Tipp: Prüfen Sie Ihre Produktstruktur und die diversen Zusatzbedingungen, und vereinfachen Sie soweit es nur geht:

  • Je weniger Produkte, umso übersichtlicher und umso einfacher zu verkaufen!
  • Klare, einfache Zahlungsbedingungen und Vertragslaufzeiten!
  • Keine individuellen Rabatte!

Wir haben inzwischen einen Standard-Rabatt: Wer statt monatlich zu zahlen gleich jährlich im Voraus bezahlt, bekommt 2 Monate geschenkt. Quasi "12 Monate zum Preis von 10". Das lässt sich allgemein anwenden, leicht erklären, und verbessert obendrein unsere Liquidität.

 

Schritt 3: Erstellen und verschicken Sie Ihre wiederholenden Rechnungen automatisch!

Jetzt geht es ans Eingemachte. Nachdem wir zunächst Produkte und Bedingungen vereinfacht hatten, wollten wir alles so gut wie möglich automatisieren.

Bisher hatten wir folgende Schritte jeden Monat händisch bearbeitet:

  1. Verträge prüfen, ob sich Lizennanzahl oder Module geändert haben
  2. Ausnahmen herausfiltern, falls ein Projekt z.B. noch nicht im Livebetrieb war
  3. Rechnungen erzeugen
  4. Rechnungs-PDFs erstellen und in der Kundenakte ablegen
  5. Papierrechnungen drucken für Kunden, die keine elektronische Rechnung akzeptieren
  6. E-Mails versenden mit PDF-Rechnungen an die restlichen Kunden
  7. Zahlungseingang überwachen
  8. Mahnungen schreiben

Kein_Stress_mehr_mit_der_hndischen_Aufbereitung_der_wiederkehrenden_Rechnungen

Wenn ich mir überlege, wie viele Jahre wir all diese Schritte größtenteils händisch bearbeitet haben, graut es mich noch heute. Wir hatten uns auf die Suche nach Anbietern für die automatische Abrechnung gemacht. Nach langer Recherche sind wir bei folgender Kombination gelandet:

Interessiert? Hier haben wir detailliert zusammengefasst, wie Sie Abo-Verwaltung, Abrechnung und CRM integrieren.

Unser julitec CRM nutzen wir natürlich auch intern zur Verwaltung unserer eigenen Kunden und Interessenten. Für die - technisch aufwändige - wiederkehrende Abrechnung nutzen wir billwerk.

Der Trick an der Kombination aus beiden Systemen ist: Es gibt keinen doppelten Pflegeaufwand!

Neuerdings läuft die wiederkehrende Abrechnung folgendermaßen bei uns ab:

  1. Interessenten und Kunden sind eh in julitec CRM angelegt und gepflegt.
  2. Schließt ein Kunde einen Wartungsvertrag ab, legen wir diesen Vertrag mit wenigen Klicks direkt in julitec CRM an.
  3. Automatisch im Hintergrund wird der Vertrag zu billwerk übertragen.
  4. Automatisch erzeugt billwerk nun regelmäßig zur Fälligkeit die wiederholenden Rechnungen.
  5. Automatisch werden diese Rechnungen in der julitec Kundenakte angezeigt.
  6. Automatischer Rechnungsversand durch billwerk, je nach Kunde per E-Mail oder Briefpost.
  7. Automatisch zieht billwerk den Rechnungsbetrag von Kunden mit SEPA-Lastschrift ein.
  8. Automatisch prüft billwerk, ob der Betrag einige Tage später auf unserem Bankkonto eingeht.
  9. Automatisch verschickt billwerk Mahnungen, falls nach 20 Tagen noch kein Geld eingegangen ist.

Merken Sie etwas?

Ich hätte nie gedacht, dass sich so viele Schritte automatisieren lassen!

Wiederkehrende_Rechnungen_automatisch_versenden_-_egal_ob_per_E-Mail_oder_Brief

Der eigentliche Clou liegt in der Kombination aus julitec CRM und billwerk: Da eh alle Kundendaten im CRM gepflegt werden, ist die Integration der Wartungsverträge bzw. der wiederkehrenden Zahlungen ein Kinderspiel.

Und da julitec und billwerk im Hintergrund automatisch alle Daten austauschen, sind alle Systeme immer aktuell:

  • In der julitec Kundenakte sehen Vertriebler und Kundenbetreuer jederzeit, welche Verträge laufen, welche Rechnungen automatisch verschickt wurden, wie sich der Umsatz des Kunden entwickelt oder ob es offene Posten gibt.
  • billwerk wiederum gibt übergreifende Auswertungen über die wiederkehrenden Zahlungen und kümmert sich um das technische im Hintergrund.

Wenn Sie beim Thema CRM unsicher sind, zeigt Ihnen dieser Blogpost, wie Sie das ideale CRM für IT-Dienstleister und Softwareanbieter finden.

 

Schritt 4: Ziehen Sie die wiederkehrende Rechnungen automatisch per SEPA-Lastschrift und Kreditkarte ein.

Zuerst wollten wir nur die eigentliche Erzeugung und den Versand der Rechnungen automatisieren.

Aber warum hier stoppen und nicht auch die Rechnungsbeträge automatisch einziehen?

Wenn Sie weiter oben die Schritte 7, 8 und 9 nochmals betrachten, erkennen Sie, wie viel Arbeitsaufwand hinter der eigentlichen Geldbewegung steckt. Also entschieden wir uns, auch das zu automatisieren.

Natürlich waren wir zunächst unsicher:

  • Würden unsere Kunden uns überhaupt eine SEPA-Einzugsermächtigung erteilen?
  • Oder  uns Ihre Kreditkartendaten geben?

Die ersten fünf Monate der Umstellung liegen nun hinter uns. Und wir sind verblüfft, wie reibungslos die Einführung der automatischen Abbuchung bei uns geklappt hat. Ein paar Zahlen:

  • Zwei Drittel (55%) unserer Kunden haben uns sofort eine Einzugsermächtigung erteilt.
  • Davon nutzt die absolute Mehrheit die SEPA-Lastschrift (84%).
  • Nur 16% unserer Kunden haben sich für die Zahlung per Kreditkarte entschieden.

Wiederkehrende_Rechnungen_per_SEPA-Lastschrift_oder_Kreditkarte_automatisch_einziehen

Das ist insbesondere vorteilhaft, als sich die Zahlungskonditionen sehr unterschiedlich verhalten:

  • Bei einer Kreditkartenzahlung zieht der Kreditkartenherausgeber ca. 3% des Umsatzes als Provision ab.
  • Bei SEPA-Lastschriften werden nur pauschal (und nicht prozentual!) wenige Cent abgezogen.

Inzwischen gehen wir sogar soweit, dass wir die Erteilung eines Einzugsermächtigung verpflichtend gemacht haben. So konnten wir eine Preiserhöhung bei unseren Wartungsverträgen vermeiden (und haben das auch entsprechend kommuniziert).

Als weiteren Anreiz schenken wir jedem Kunden, der eine Einzugsermächtigung erteilt, eine gedruckte Version unseres Buchs "Die 5 besten Software-Tools für kleine Unternehmen".

 

Unser Fazit: Weniger Zeitaufwand, weniger Stress und bessere Liquidität.

Das eigentlich Spannende bemerken wir erst jetzt, einige Monate nach Beginn der Umstellung:

Wir müssen uns praktisch nicht mehr um die wiederkehrenden Rechnungen kümmern!

  • Rechnungen erstellen und verschicken sich von selbst.
  • Der Rechnungsbetrag wird sofort am Fälligkeitstag automatisch eingezogen.
  • Wochen- oder monatelange Zahlungsrückstände gibt es nur noch in Einzelfällen.
  • Die Beträge gehen automatisch auf unserem Firmenkonto ein.

Sie glauben nicht, was für ein angenehmes Gefühl das ist, solch einen automatisierten Prozess zu beobachten!

Wir sparen unheimlich viel Zeit, und der ganze Stress, jedes mal zum Monatsende die Abrechnung händisch aufzubereiten, ist auch weg.

Und durch den automatischen Einzug ist die Liquidät entscheidend verbessert.

Falls Sie sich jetzt fragen, ob Ihre Firma vielleicht zu klein für solch eine Automatisierung ist, oder ob das nicht mit zuviel Aufwand bei der erstmaligen Einführung verbunden ist, kann ich Ihnen sagen:

Sobald Sie einen signifikanten Anteil Ihres Umsatzes durch wiederkehrende Rechnungen erzeugen, lohnt sich diese Automatisierung!

Und mit den richtigen Tools für Abo-Verwaltung, Abrechnung und CRM ist die Einführung zwar auch nicht in einer Woche erledigt - aber die Zeitersparnis hinten raus ist ungemein groß.

 

Haben Sie Lust bekommen? Dann probieren Sie es doch selbst aus - kostenfrei und mit allen Möglichkeiten:

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